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Medidas y recomendaciones sanitarias para el sector MICE

COVID'19

En la imagen podemos observar la gestión del espacio y y distancias de seguridad en el Homenage a las víctimas de la COVID’19 en Galicia

Despues de muchos meses esperando, por fin sale a la luz el documento  sobre «Medidas para la reducción del contagio por el coronavirus SARS-CoV-2» para el sector MICE.  Este documento oficial ha sido elaborado por el Grupo de trabajo impulsado por el ICTE (Instituto de Calidad Turística) en colaboración con AFE, APCE, FORO MICE, CEAV, Spain Convention Bureaux, Comunidades Autónomas, FEMP y organizaciones y empresas del sector, y consensuado con la Asociación Española de Servicios de Prevención Laboral (AESPLA), PRLInnovación, y con los sindicatos CCOO y UGT.

El documento que ya se utiliza como norma UNE (Especificación UNE 0066-19:2020 sobre ‘Turismo MICE: diseño, ejecución y gestión de reuniones, incentivos, conferencias, congresos, eventos y ferias comerciales), aporta pocas cuestiones que ya no supiéramos, pero que deberá seguirse al pie de la letra por los organizadores de eventos.

Los organizadores seremos los responsables de «definir, implantar y ejecutar todas las medidas necesarias, así como hacerlas cumplir entre todos lo proveedores que intervengan en la celebración del evento».

Esperemos que estas medidas, demasiado generalistas en algunos casos, sirvan para darle un buen impulso a la recuperación de nuestro sector.

En síntesis, este documento señala, con carácter general, las medidas de limpieza y desinfección de las instalaciones y espacios, las medidas de de higiene personal, el distanciamiento físico entre personas y la reducción de aforos, y de forma específica las medidas a implementar en la información, comunicación y formación sobre las mismas en todas las fases de organización y ejecución del evento.

Responsabilidad de los organizadores

En resumen, el documento que puedes descargar en este enlace, establece los siguientes directrices, procedimientos y medidas a aplicar por los organizadores:

  • La definición, centralización, seguimiento y supervisión de los protocolos de seguridad y salud, (por ejemplo, control de acceso y aforos, mantenimiento de distancia de seguridad, adecuación de los planes de limpieza y desinfección, control de la calidad ambiental.
  • La implantación y seguimiento de las recomendaciones de las autoridades sanitarias.
  • La coordinación y comunicación con las autoridades, instituciones, servicios sanitarios y de emergencias.
  • La habilitación y gestión del operativo de las unidades especialistas sanitarias y gestión de casos con sintomatología compatible con la COVID-19.
  • La información y comunicación sobre las medidas preventivas e higiénico-sanitarias implantadas y de obligado cumplimiento.
  • La coordinación efectiva con las diferentes empresas proveedoras de servicio subcontratadas que participan en las actividades como parte de la cadena de valor (diseño y producción gráfica, escenografía, arquitectura efímera, servicios audiovisuales, personal de atención y auxiliar, empresas de montaje, catering, servicios de interpretación, etc.).
  • La revisión y mejora continua de los procedimientos implantados.
  • Contar con un Comité de seguridad y salud/gestión, o, en su defecto, con un comité para la gestión del riesgo que debe contar con la representación legal de los trabajadores; la gestión y funciones de este comité se debe ajustar en todo momento a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL).
  • Establecer un Plan de Contingencia

Medidas concretas

medidas sanitarias sector MICE

Cálculo de la distancia de seguridad del espacio Tarraco Arena para una convención de 600 personas

El documento establece a su vez las medidas en relación a los recursos materiales, la planificación del trabajo de los recursos humanos y medidas de protección para el personal y medidas informativas en el diseño y ejecución de actividades

Es necesario tener en cuenta en el diseño del evento/actividad, lo siguiente:

  • Espacios, aforos (por ejemplo, considerando la posibilidad de realizar las actividades al aire libre si fuera posible).
  • Necesidades del montaje (por ejemplo, considerando instalaciones temporales para anexos sanitarios u otros servicios).
  • Servicios que pueden ofrecerse.
  • Selección de empresas proveedoras, para las que deben considerarse sus protocolos de prevención y medidas higiénico-sanitarias.
  • Medidas informativas.
  • Inclusión de compromisos y responsabilidades en los contratos en cuanto al cumplimiento de las medidas establecidas en el plan de contingencia.

Durante el evento, la organización debe:

  • Realizar la gestión de accesos y el tráfico de personas
  • Fomentar las gestiones y pagos online y la sustitución, siempre que sea posible, de los procesos manuales por otros
  • Gestionar las colas (por ejemplo, a través de marcadores de suelo o catenarias/cintas separadoras), respetando la distancia de seguridad.
  • Informar previamente al participante.
  • Habilitar puntos con solución desinfectante en los
  • Habilitar la zona de trabajo para el registro, inscripción o secretaría técnica de tal forma que se asegure la distancia de seguridad entre el
  • Evitar el material impreso, promoviendo el uso de información digital (por ejemplo, a través de códigos de respuesta rápida, QR).
  • Supervisar el cumplimiento de los protocolos de higiene y mantenimiento de la distancia de seguridad.
  • Limpiar y desinfectar los mostradores diariamente y tan frecuentemente como sea posible, considerando la afluencia de

Junto a esto, el documento indica de forma pormenorizada los mecanismos para la gestión de aforos, para los montajes y desmontajes que deberán realizarse sin participantes, la gestión de comunicaciones, ponencias y presentaciones, los servicios de traducción simultánea, la adecuación de los espacios y la implementación de mamparas y mobiliario de mayor tamaño, la gestión del guardarropa, utilización de los aseos, de los espacios de aparcamiento y las normas a aplicar en los transportes.

El documento concluye sus recomendaciones con la gestión de residuos y el plan de limpieza y desinfección, la utilización de mascarillas, EPIs y otras medidas preventivas.

Esperemos como indiqué al principio que estas medidas y recomendaciones sanitarias para el sector MICE, nos ayude a reactivar nuestra industria.

Manual de recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post-covid-19 en España

Por otra parte, la Asociación de Empresas de Organización Profesional de Congresos de Madrid y Centro (OPC Madrid),  ha presentado un Manual de Recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post COVID-19 en Madrid (España), donde se tratan aspectos muy prácticos en cuanto a la consecuente adecuación de sedes, control de aforos, medidas higiénicas, desinfectantes y sanitarias, atención al público, audiovisuales, personal, catering, transporte, material etc…. con el fin de ayudar a todas las distintas empresas implicadas en la Planificación y Organización de un evento, poniendo de manifiesto la máxima efectividad en el desarrollo operativo dentro del sector MICE.

COVID'19

Manual de recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post-covid-19 en España

“Safe Tourism Certified”, un sello para 21 subsectores turísticos españoles

 

El sello Safe Tourism Certified es una marca de garantía y certificación de implantación de las Especificaciones Técnicas UNE desarrolladas a partir de las guías elaboradas de prevención de contagio frente al SARS-CoV-2 coordinadas por el ICTE. Pueden optar a él todas las empresas, organizaciones y recursos turísticos de España.

Este sello fue aprobado por la Junta Directiva del Instituto para la Calidad Turística Española (ICTE) y podrtán optar a tenerlo, empresas, organizaciones y recursos turísticos como “marca de garantía y certificación de implantación del sistema de prevención de riesgos para la salud frente al Covid-19”, siempre y cuando una auditoría compruebe que las medidas de protección son las correctas.

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Smarter events, principal tendencia del #EstudioDeMercado del #GrupoEventoplus

Smarts events, eventos inteligentes, tendencia en Estudio Mercado grupo Eventoplus

Eventos inteligentes (smarter event), recuperación económica, muchas tecnologías, más human to human, big data, eventos que generan contenidos, las agencias comienzan a seleccionar los eventos, nuevos formatos, meeting designs, convenciones e incentivos… tendencias del Estudio de Mercado 2016 del Grupo Eventoplus

Smarter Events, ese es el titular del acto de presentación del Estudio de Mercado 2016 que anualmente realiza el Grupo Eventoplus y que fue presentado en Madrid el pasado día 26 en Platea Madrid, uno de los últimos venues incorporados al catálogo de espacios para eventos de la capital de España.
A modo de titulares os resumo en 12 puntos las principales tendencias que refleja el estudio y que pasaré a analizar de forma más pormenorizada, pero para quien quiera algo más corto, ahí va:

  1. Tendencia 1. Recuperación económica clara pero prudente. Optimismo moderado.
  2. Tendencia 2. Nos acercamos a mercado de vendedores. Empezamos a elegir y seleccionar clientes.
  3. Tendencia 3. …y las agencias ponen límites, mayor selección de proyectos.
  4. Tendencia 4. Poco a poco mejora la planificación…
  5. Tendencia 5. Las empresas poco a poco profesionalizan gestión eventos.
  6. Tendencia 6. Vuelve el evento interno y el incentivo…. pero replanteados.
  7. Tendencia 7. El evento se convierte en generador de conocimiento  y contenidos mucho más allá del día D.
  8. Tendencia 8. La tecnología es cada vez más interactiva e inmersiva.
  9. Tendencia 9. Hay que cuidarse…aunque no queráis. Propuestas saludables en los eventos
  10. Tendencia 10. Meeting designs y cambios de formato.
  11. Tendencia 11. Se lleva lo vintage, el natural, lo humano…
  12. Tendencia 12. Suben otros formatos formativos para transmitir mensajes: show&tell; F@#Sup meetings, gamificación.

Pues sí, estas son las tendencias que augura el Grupo Eventoplus en un estudio cuantitativo y cualitativo que recoge los resultados de las encuestas realizadas a distintos actores de la #IndustriaDeEventos: clientes, agencias de organización y proveedores, el análisis de otros estudios, y el análisis de casos.

Eventos inteligentes (smarter event), recuperación económica, muchas tecnologías, más human to human, big data, eventos...

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El 27 Congreso de Organizadores Profesionales de Congresos -OPC- y sus lagunas.

27congnacempresacongresos11Imagen del acto de inauguración del 27 Congresos de OPC

Esta semana se ha celebrado en Cartagena el XXVII Congreso de OPC que ha reunido a 150 profesionales para debatir bajo el lema “el nuevo escenario para empresas OPC”, las nuevas tendencias del sector y la comunicación en un colectivo que se está adaptando a las nuevas tecnologías, a una demanda cada vez más competitiva y a un modelo de gestión innovador.

Sin embargo, repasando las conclusiones del congreso me sobreviene cierta preocupación porque echo en falta muchos temas que debieran debatirse abiertamente, como por ejemplo ¿dónde van a parar los beneficios que generan muchos congresos? ¿por qué la opacidad en la gestión de los presupuestos en este tipo de encuentros? ¿Qué aporta el asociacionismo en el sector? ¿Por qué no un libro blanco del sector? Y más temas: mediciones reales del impacto del turismo de reuniones, evolución general de la estacionalidad, mercados emergentes, ¿qué hay que cambiar en los Palacios de Congresos? ¿para cuándo una mayor implicación de las OPC en la formación universitaria? ¿en qué consiste la profesionalización en el sector MICE?  ¿qué hay que hacer para mejorar la previsiones del sector? ¿cómo competir con el mercado asiático? ¿cuál es la apuesta de la administración por el turismo de congresos?. O temas que se están debatiendo en los más importantes foros de la industria, desde ferias como la EIBTM a la OMT, tales como el riego que supone en las previsiones de crecimiento para Europa situaciones como la crisis de Ucrania, la evolución del ébola o el riesgo de deflación en Europa.

omt-turismo-reunionesPuedes decargarte el informe sobre el turismo de reuniones en español, realizado por la Organización Mundial de Turismo en este enlace

Es cierto que las previsiones en mercado español, el turismo de congresos comienza a notar una ligera recuperación. El informe presentado la agencia de viajes American Expres Travel en la EIBTM destaca que el número de eventos de empresas españolas dentro del país aumentará un 2,6% el año que viene. Incluso se prevé un crecimiento del 2,1% de los viajes de incentivos «para motivar a los equipos de ventas». De hecho, los viajes de incentivos y eventos especiales tendrán una duración de casi cinco días, lo que supone dos días más que la media europea. España puede ser la excepción frente a las tendencias poco optimistas previstas en Europa.

Hay que implantar más programas reglados de formación específica del Turismo de Reuniones

Y me pregunto además, ¿cómo es posible que las OPC de España, Spain Convention Bureau (SCB) y las instituciones que los financian, como la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) no se preocupen en el desarrollo de un marco conceptual y académico que permita una adecuada formación a los profesionales del mañana?. ¿Tiene sentido que no existan apenas referencias académicas sobre una de las industrias más rentables por el alto nivel de ingresos que aporta y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía y en el propio turismo?. Está claro que mientras no se favorezca estudios oficiales (universitarios y no universitarios) sobre el turismo de reuniones, careceremos de ese corpus y contexto académico tan importante para preparar a los profesionales del futuro y a los investigadores que nos iluminen sobre como afrontar una mejora en ele sector y desarrollarlo mejor.

Si el Turismo de Reuniones es un sector dinámico que requiere una adaptación permanente de la oferta a los cambios socioeconómicos, a la constante innovación tecnológica y, en definitiva, a las nuevas necesidades de la demanda y los nuevos formatos de comunicación de este mercado, ¿por qué no hay una formación reglada al respecto?. Parece lógico que en este contexto y, teniendo en cuenta la importancia de nuestro país como destino turístico, la especialización en la gestión de este tipo de turismo se hace necesaria para abordar con éxito la fuerte competitividad a la que se ha de enfrentar cualquier empresa o territorio. Formar para mejorar el sector, para crecer, para desarrollarnos, para especializarnos. Hay gente que critica que exista un Grado en Organización de Eventos, y otra gente que pensamos que el grado se queda corto, que la importancia de la industria de eventos es tal, que es necesario impalntar más programas universitarios de grado y postgrado.

Crecimiento en España

Pero volviendo al 27 Congreso de OPCs si es interesante el estudio presentado a modo de conclusión del congreso por Francisco Quereda Rodríguez, del Foro de Asociaciones de la Industria Española de Reuniones y Eventos, sobre el impacto económico del Turismo de Reuniones y Eventos por parte de la Secretaría de Estado de Turismo, SEGITTUR y Foro MICE. Un estudio que, según indicó Serrano, surge a raíz de la creación de un foro formado por AFE, MPI Spain, SITE Spain, Spain DMCs, ICCA y la propia Federación, «es de suma importancia la realización de este estudio, a través del cual se determinará el impacto económico para establecer el retorno que implica para las ciudades la organización de estos eventos». #AsiSí, analizar y estudiar, pero luego aplicar las conclusiones para que el sector pueda avanzar y progresar, que es mucho lo que se juega en una actividad que repercute de forma importante en la economía de nuestros pais.

Nuevas herramientas tecnológicas

En el congreso se debatió sobre la tecnología como una nueva forma de patrocinio para los eventos, donde es conveniente medir su uso puesto que, en opinión de los promotores de este congreso, «tanto en exceso como en defecto sería perjudicial para la organización de un evento». #SiMeGusta y aplaudo el hecho de que en el Congreso se experiemntaran algunas de las herramientas más utilizadas a día de hoy en este tipo de reuniones, como el streaming, Webcast o Webinar para la retransmisión de eventos, o las nuevas formas de conectividad como el código Bidi, NFC (tecnología inalámbrica de corto alcance) o los dispositivos Ble. Está claro que gracias a la tecnología podemos recoger gran cantidad de información de nuestro evento que podremos utilizar para hacer eventos ad hoc a las necesidades de nuestros clientes.

nfc-a-fondo

Gráfico de aplicaciones de la tecnología NFC

Como siempre Eric Mottard, del Grupo Eventoplus, en una brillante exposición destacó el éxito de eventos como Ted o Pecha Kucha, que son eventos cortos, comunicativos e innovadores que funcionan, teniendo en cuenta que, en estos, no hay que dejar de comunicar contenidos a través de historias (ver post anterior sobre el storytelling) y ejemplos. También, ha destacado formatos que son tendencia tipo cabaret, media luna, Campfire o ring de boxeo y la importancia de utilizar técnicas de relajación antes de comenzar un evento para que los asistentes puedan centrarse en el evento.

Francamente, creo que la fórmula PSP expuesta en este congreso, es decir Pasión, Servicio y Perseverancia para el éxito de las agencias organizadoras de eventos.se queda coja, le falta la F de Formación, la E de Excelencia y de Experiencia, la C de Calidad y de Creatividad y la T de Transparencia. Que cada uno las junte como quiera.

Imagen del acto de inauguración del 27 Congresos de OPC Esta semana se ha celebrado en Cartagena el XXVII Congreso de OP...

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Reino Unido, Francia y España son los países europeos con mayor oferta en formación universitaria en Organización de Eventos, según las conclusiones del primer estudio europeo sobre la formación de los organizadores de eventos

EFAPCO, European Federation off de Association off Professional Congress Organisers ha desarrollado un proyecto relacionado con la tipología y programas de estudios de Organización de Eventos disponibles en países de la Unión Europea, que forman la red de EFAPCO y en el que he participado como directora del Instituto Superior de Protocolo y Eventos (ISPE).

estudio

Para la realización del estudio, se han contactado con 298 centros de 28 países, auqnue sólo se han recibido respuesta de 15 países. Las primeras conclusiones de este interesante estudio indican que:

La mayoría de los estudios en Organización de Eventos son ofrecidos por universidades, divididos por igual en carreras y masters. Con menor porcentaje, también se ofrecen estos estudios en postgrados.
Alrededor del 43% de los centros son privadas contra el 57% que pertenecen al sector público. Pero es interesante observar que el 43 % esta representado en su mayoría por los colegios y universidades del Reino Unido, Francia y España.
Dos tercios de los centros ofrecen educación en Organización de Eventos como parte de otro estudio: 68 % en Turismo, el 18% en Márqueting y sólo el 2 % en MICE. El otro tercio, representa la educación en Organización de Eventos como carrera principal y los cursos mayoritariamente impartidos en ellas son MICE, logística, planificación de eventos, seguridad, informática, turismo y contabilidad.
Los idiomas utilizados en su mayoría son el Inglés y el idioma nacional respectivo del país. En este sentido destaca la importancia que se otorga al dominio del inglés como lengua vehicular y necesaria para llevar a cabo nuestro trabajo con eficacia.
El 75% de los centros ofrecen programas de intercambio de estudiantes, pero generalmente son intercambios nacionales, excepto entre el Reino Unido y Alemania, que tienen muchos acuerdos de intercambio mutuo. Los Erasmus no entran en este apartado, aunque la mayor parte de las universidades lo han puesto en marcha.
Hay el doble de profesores con experiencia profesional en el sector que profesores sin experiencia relevante.
Pueden verse de forma más gráfoica alguna de las conclusiones en: http://www.efapco.eu/docs/EFAPCO_MALAGA_irinas_presentation_surveys_results.pdf

Los promotores del estudio han realizado sus propias conclusiones, entre las que destacan la necesidad de que los programas formativos de organización de eventos debieran ser más independientes, es decir que no formen parte de otros estudios universitarios, cuestión que comparto totalmente y que he venido defendiendo desde hace años. Sin programas específicos de formación en organización de eventos, es difícil consolidar una profesión. Otra de las cuestiones que se han constatado en la investigación es que no existe una estructura uniforme en el sector y que los programas formativos pueden ser muy diferentes ssegún los países e incluso en el mismo país.

También se han encontrado algunas diferencias importantes entre algunos estudios que llevan el mismo título, por lo que la federación, junto a otras organizaciones educativas a nivel europeo en materia de organización de eventos, está fomentando el desarrollo de estructuras básicas comunes para todos los estudios, respetando la lógica diversidad dentro de los cursos incluidos en cada programa.
La educación en Organización de Eventos puede ser muy diferente en un país u en otro, e incluso en el mismo país. También encontramos algunas diferencias importantes entre algunos estudios que llevan el mismo título. Queremos fomentar el desarrollo de estructuras básicas comunes para todos los estudios, pero con diversidad dentro de los cursos incluidos en cada programa.

En las conclusiones que se presentan en la investigación se elogia el hecho de que exista un fuerte perfil profesional en los docentes, al considerarse que el sector de eventos está en plena evolución, por lo que hay que estar al día de las novedades, tendencias, retos y oportunidades, cuestión que también defiendo y suscribo ya que sin vínculo con el mercado, con la industria de eventos, compradores, clientes y provedores, es difícil estar al día e impartir una enseñanza realista y práctica, algo que es imprescindible en estos estudios
La creciente demanada de estudios e investigaciones sobre las necesidades de formación de los profesionales de la organización de eventos está fomentando la creación de una red europea educativa donde académicos, profesionales y estudiantes trabajen para ofrecer una red de comunicaciones dedicada a construir puentes y crear una visión auténticamente europea para nuestra profesión, y para la EFAPCO esto llevaría a la creación de normas educativas reconocidas internacionalmente, la facilidad de empleo en todos los países involucrados, el intercambio de información de las asociaciones y programas de intercambio eficaces. Ni más ni menos. Enhorabuena por el estudio que da muchos ánimos a quienes llevamos tantos años batallando por el reconocimiento profesional, sin duda las metas están cada vez más cerca.

EFAPCO, European Federation off de Association off Professional Congress Organisers ha desarrollado un proyecto relacion...

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