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Medidas y recomendaciones sanitarias para el sector MICE

COVID'19

En la imagen podemos observar la gestión del espacio y y distancias de seguridad en el Homenage a las víctimas de la COVID’19 en Galicia

Despues de muchos meses esperando, por fin sale a la luz el documento  sobre «Medidas para la reducción del contagio por el coronavirus SARS-CoV-2» para el sector MICE.  Este documento oficial ha sido elaborado por el Grupo de trabajo impulsado por el ICTE (Instituto de Calidad Turística) en colaboración con AFE, APCE, FORO MICE, CEAV, Spain Convention Bureaux, Comunidades Autónomas, FEMP y organizaciones y empresas del sector, y consensuado con la Asociación Española de Servicios de Prevención Laboral (AESPLA), PRLInnovación, y con los sindicatos CCOO y UGT.

El documento que ya se utiliza como norma UNE (Especificación UNE 0066-19:2020 sobre ‘Turismo MICE: diseño, ejecución y gestión de reuniones, incentivos, conferencias, congresos, eventos y ferias comerciales), aporta pocas cuestiones que ya no supiéramos, pero que deberá seguirse al pie de la letra por los organizadores de eventos.

Los organizadores seremos los responsables de «definir, implantar y ejecutar todas las medidas necesarias, así como hacerlas cumplir entre todos lo proveedores que intervengan en la celebración del evento».

Esperemos que estas medidas, demasiado generalistas en algunos casos, sirvan para darle un buen impulso a la recuperación de nuestro sector.

En síntesis, este documento señala, con carácter general, las medidas de limpieza y desinfección de las instalaciones y espacios, las medidas de de higiene personal, el distanciamiento físico entre personas y la reducción de aforos, y de forma específica las medidas a implementar en la información, comunicación y formación sobre las mismas en todas las fases de organización y ejecución del evento.

Responsabilidad de los organizadores

En resumen, el documento que puedes descargar en este enlace, establece los siguientes directrices, procedimientos y medidas a aplicar por los organizadores:

  • La definición, centralización, seguimiento y supervisión de los protocolos de seguridad y salud, (por ejemplo, control de acceso y aforos, mantenimiento de distancia de seguridad, adecuación de los planes de limpieza y desinfección, control de la calidad ambiental.
  • La implantación y seguimiento de las recomendaciones de las autoridades sanitarias.
  • La coordinación y comunicación con las autoridades, instituciones, servicios sanitarios y de emergencias.
  • La habilitación y gestión del operativo de las unidades especialistas sanitarias y gestión de casos con sintomatología compatible con la COVID-19.
  • La información y comunicación sobre las medidas preventivas e higiénico-sanitarias implantadas y de obligado cumplimiento.
  • La coordinación efectiva con las diferentes empresas proveedoras de servicio subcontratadas que participan en las actividades como parte de la cadena de valor (diseño y producción gráfica, escenografía, arquitectura efímera, servicios audiovisuales, personal de atención y auxiliar, empresas de montaje, catering, servicios de interpretación, etc.).
  • La revisión y mejora continua de los procedimientos implantados.
  • Contar con un Comité de seguridad y salud/gestión, o, en su defecto, con un comité para la gestión del riesgo que debe contar con la representación legal de los trabajadores; la gestión y funciones de este comité se debe ajustar en todo momento a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL).
  • Establecer un Plan de Contingencia

Medidas concretas

medidas sanitarias sector MICE

Cálculo de la distancia de seguridad del espacio Tarraco Arena para una convención de 600 personas

El documento establece a su vez las medidas en relación a los recursos materiales, la planificación del trabajo de los recursos humanos y medidas de protección para el personal y medidas informativas en el diseño y ejecución de actividades

Es necesario tener en cuenta en el diseño del evento/actividad, lo siguiente:

  • Espacios, aforos (por ejemplo, considerando la posibilidad de realizar las actividades al aire libre si fuera posible).
  • Necesidades del montaje (por ejemplo, considerando instalaciones temporales para anexos sanitarios u otros servicios).
  • Servicios que pueden ofrecerse.
  • Selección de empresas proveedoras, para las que deben considerarse sus protocolos de prevención y medidas higiénico-sanitarias.
  • Medidas informativas.
  • Inclusión de compromisos y responsabilidades en los contratos en cuanto al cumplimiento de las medidas establecidas en el plan de contingencia.

Durante el evento, la organización debe:

  • Realizar la gestión de accesos y el tráfico de personas
  • Fomentar las gestiones y pagos online y la sustitución, siempre que sea posible, de los procesos manuales por otros
  • Gestionar las colas (por ejemplo, a través de marcadores de suelo o catenarias/cintas separadoras), respetando la distancia de seguridad.
  • Informar previamente al participante.
  • Habilitar puntos con solución desinfectante en los
  • Habilitar la zona de trabajo para el registro, inscripción o secretaría técnica de tal forma que se asegure la distancia de seguridad entre el
  • Evitar el material impreso, promoviendo el uso de información digital (por ejemplo, a través de códigos de respuesta rápida, QR).
  • Supervisar el cumplimiento de los protocolos de higiene y mantenimiento de la distancia de seguridad.
  • Limpiar y desinfectar los mostradores diariamente y tan frecuentemente como sea posible, considerando la afluencia de

Junto a esto, el documento indica de forma pormenorizada los mecanismos para la gestión de aforos, para los montajes y desmontajes que deberán realizarse sin participantes, la gestión de comunicaciones, ponencias y presentaciones, los servicios de traducción simultánea, la adecuación de los espacios y la implementación de mamparas y mobiliario de mayor tamaño, la gestión del guardarropa, utilización de los aseos, de los espacios de aparcamiento y las normas a aplicar en los transportes.

El documento concluye sus recomendaciones con la gestión de residuos y el plan de limpieza y desinfección, la utilización de mascarillas, EPIs y otras medidas preventivas.

Esperemos como indiqué al principio que estas medidas y recomendaciones sanitarias para el sector MICE, nos ayude a reactivar nuestra industria.

Manual de recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post-covid-19 en España

Por otra parte, la Asociación de Empresas de Organización Profesional de Congresos de Madrid y Centro (OPC Madrid),  ha presentado un Manual de Recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post COVID-19 en Madrid (España), donde se tratan aspectos muy prácticos en cuanto a la consecuente adecuación de sedes, control de aforos, medidas higiénicas, desinfectantes y sanitarias, atención al público, audiovisuales, personal, catering, transporte, material etc…. con el fin de ayudar a todas las distintas empresas implicadas en la Planificación y Organización de un evento, poniendo de manifiesto la máxima efectividad en el desarrollo operativo dentro del sector MICE.

COVID'19

Manual de recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post-covid-19 en España

“Safe Tourism Certified”, un sello para 21 subsectores turísticos españoles

 

El sello Safe Tourism Certified es una marca de garantía y certificación de implantación de las Especificaciones Técnicas UNE desarrolladas a partir de las guías elaboradas de prevención de contagio frente al SARS-CoV-2 coordinadas por el ICTE. Pueden optar a él todas las empresas, organizaciones y recursos turísticos de España.

Este sello fue aprobado por la Junta Directiva del Instituto para la Calidad Turística Española (ICTE) y podrtán optar a tenerlo, empresas, organizaciones y recursos turísticos como “marca de garantía y certificación de implantación del sistema de prevención de riesgos para la salud frente al Covid-19”, siempre y cuando una auditoría compruebe que las medidas de protección son las correctas.

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Tiempos de cambios en la organización de eventos

Realidad virtual en eventos

Vienen tiempos de cambio en la organización de eventos. Las tecnologías contribuyen a ello

Vienen tiempos de cambios en la organización de eventos, tiempos marcados por una crisis económica mundial que desde el 2008 hirió a la industria de eventos como consecuencia de la bajada de presupuestos, tiempos de recuperación y sobre todo tiempos donde el diseño de los eventos ha cambiado en profundidad y en parte obligado por la necesidad de comprometer más al público que asiste al mismo y crear una relación más fuerte con la marca. Tiempos de comunicar experiencias y generar emociones. Tiempos de pensar y actuar. En este artículo realizo una reflexión sobre los factores que creo que influyen en estos cambios que ya están aquí y en lo que se avecinan.

La industria de eventos en España ha evolucionado mucho en los últimos años en España. La crisis económica que despuntó en nuestro país de forma bien visible en el año 2008 obligó a la industria de eventos a ‘reinventarse’ para sobrevivir. Durante estos años un gran número de agencias han cerrado y otras se han redimensionado y también hemos visto descender los presupuestos destinados a los eventos, al igual que el de las área de comunicación, marketing y publicidad, pero pese a ello la crisis también ha generado aspectos positivos, pues se han experimentado mejoras en el diseño y contenido de los eventos para conseguir resultados más óptimos. Desde el año 2014-15 se está produciendo una recuperación de los presupuestos que clientes corporativos destinan a los eventos, pero también un mayor nivel de exigencia y de medición de resultados, hasta tal punto que un evento hoy se diseña en función de los resultados que queremos medir.

Debemos recordar que el evento de empresa es un acto en directo, efímero (es irrepetible), relaciona en el mismo espacio al emisor y al receptor, va dirigido a un grupo específico de personas, está diseñado a medida y pretende generar una respuesta en el público presente, y esto es precisamente lo que buscan las empresas, obtener una respuesta que aumente sus beneficios. Respuestas de la mano de una mayor motivación de los empleados que les haga vender más, o de la fidelización de clientes que garanticen la continuidad de contratos, o aumentar la reputación de la marca entre otras cosas, pero siempre con una visión economicista de los resultados finales, aunque en muchos eventos no puedan medirse parámetros tangibles o cuantificables, pero si la evolución productiva de los recursos humanos o agentes externos que han participado.

Las redes sociales imponen la idea de participación

Vienen tiempos de cambios en la organización de eventos, tiempos marcados por una crisis económica mundial que desde el...

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Reino Unido, Francia y España son los países europeos con mayor oferta en formación universitaria en Organización de Eventos, según las conclusiones del primer estudio europeo sobre la formación de los organizadores de eventos

EFAPCO, European Federation off de Association off Professional Congress Organisers ha desarrollado un proyecto relacionado con la tipología y programas de estudios de Organización de Eventos disponibles en países de la Unión Europea, que forman la red de EFAPCO y en el que he participado como directora del Instituto Superior de Protocolo y Eventos (ISPE).

estudio

Para la realización del estudio, se han contactado con 298 centros de 28 países, auqnue sólo se han recibido respuesta de 15 países. Las primeras conclusiones de este interesante estudio indican que:

La mayoría de los estudios en Organización de Eventos son ofrecidos por universidades, divididos por igual en carreras y masters. Con menor porcentaje, también se ofrecen estos estudios en postgrados.
Alrededor del 43% de los centros son privadas contra el 57% que pertenecen al sector público. Pero es interesante observar que el 43 % esta representado en su mayoría por los colegios y universidades del Reino Unido, Francia y España.
Dos tercios de los centros ofrecen educación en Organización de Eventos como parte de otro estudio: 68 % en Turismo, el 18% en Márqueting y sólo el 2 % en MICE. El otro tercio, representa la educación en Organización de Eventos como carrera principal y los cursos mayoritariamente impartidos en ellas son MICE, logística, planificación de eventos, seguridad, informática, turismo y contabilidad.
Los idiomas utilizados en su mayoría son el Inglés y el idioma nacional respectivo del país. En este sentido destaca la importancia que se otorga al dominio del inglés como lengua vehicular y necesaria para llevar a cabo nuestro trabajo con eficacia.
El 75% de los centros ofrecen programas de intercambio de estudiantes, pero generalmente son intercambios nacionales, excepto entre el Reino Unido y Alemania, que tienen muchos acuerdos de intercambio mutuo. Los Erasmus no entran en este apartado, aunque la mayor parte de las universidades lo han puesto en marcha.
Hay el doble de profesores con experiencia profesional en el sector que profesores sin experiencia relevante.
Pueden verse de forma más gráfoica alguna de las conclusiones en: http://www.efapco.eu/docs/EFAPCO_MALAGA_irinas_presentation_surveys_results.pdf

Los promotores del estudio han realizado sus propias conclusiones, entre las que destacan la necesidad de que los programas formativos de organización de eventos debieran ser más independientes, es decir que no formen parte de otros estudios universitarios, cuestión que comparto totalmente y que he venido defendiendo desde hace años. Sin programas específicos de formación en organización de eventos, es difícil consolidar una profesión. Otra de las cuestiones que se han constatado en la investigación es que no existe una estructura uniforme en el sector y que los programas formativos pueden ser muy diferentes ssegún los países e incluso en el mismo país.

También se han encontrado algunas diferencias importantes entre algunos estudios que llevan el mismo título, por lo que la federación, junto a otras organizaciones educativas a nivel europeo en materia de organización de eventos, está fomentando el desarrollo de estructuras básicas comunes para todos los estudios, respetando la lógica diversidad dentro de los cursos incluidos en cada programa.
La educación en Organización de Eventos puede ser muy diferente en un país u en otro, e incluso en el mismo país. También encontramos algunas diferencias importantes entre algunos estudios que llevan el mismo título. Queremos fomentar el desarrollo de estructuras básicas comunes para todos los estudios, pero con diversidad dentro de los cursos incluidos en cada programa.

En las conclusiones que se presentan en la investigación se elogia el hecho de que exista un fuerte perfil profesional en los docentes, al considerarse que el sector de eventos está en plena evolución, por lo que hay que estar al día de las novedades, tendencias, retos y oportunidades, cuestión que también defiendo y suscribo ya que sin vínculo con el mercado, con la industria de eventos, compradores, clientes y provedores, es difícil estar al día e impartir una enseñanza realista y práctica, algo que es imprescindible en estos estudios
La creciente demanada de estudios e investigaciones sobre las necesidades de formación de los profesionales de la organización de eventos está fomentando la creación de una red europea educativa donde académicos, profesionales y estudiantes trabajen para ofrecer una red de comunicaciones dedicada a construir puentes y crear una visión auténticamente europea para nuestra profesión, y para la EFAPCO esto llevaría a la creación de normas educativas reconocidas internacionalmente, la facilidad de empleo en todos los países involucrados, el intercambio de información de las asociaciones y programas de intercambio eficaces. Ni más ni menos. Enhorabuena por el estudio que da muchos ánimos a quienes llevamos tantos años batallando por el reconocimiento profesional, sin duda las metas están cada vez más cerca.

EFAPCO, European Federation off de Association off Professional Congress Organisers ha desarrollado un proyecto relacion...

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El Estudio de mercado 2014 del Grupo Eventoplus augura la recuperación del sector y destaca el protagonismo que tendrá el asistente en la concepción de los eventos.

IMG_4992Hoy se ha presentado en el antepalco oficial del Bernabéu el Estudio de Mercado 2014 del Grupo Eventoplus que bajo e título: el asistente toma el protagonismo, muestra la evolución que se observa en los últimos meses en el mercado de eventos, al que se le augura una interesante recuperación. Os adelanto algunas pildoritas que se reflejan el estudio, con la promesa de un detallado post en los próximos días:

  • Más atención a los asistentes en los eventos, que deben opinar y participar, es su momento, son las estrellas de los eventos y por tanto, debemos dirigir nuestro esfuerzo hacia ell@s, conocer qué opinan del evento, cómo interactúan, qué quieren. Dejar un poco las ganas de mostrar, mostrar y atender a las demandas de estos asistentes que justifican de por sí la realización de eventos y son necesarios para la pervivencia de los mismos. Y para ello un mayor desarrollo de las redes sociales y de soluciones tecnológicas que permitan una mayor implicación de las personas que asisten al evento, más formatos como las celebres TED, avance de la neurociencia y otras disciplinas para involucrar más al asistente al evento.
  • El contenido del evento adquiere una mayor importancia, las empresas quieren consultores en vez de productores y demandan una implicación mayor de toda la cadena organizativa de un evento. El briefing debe ser más completo y definir claramente los objetivos de un evento.
  • Podemos tener un optimismo moderado en cuanto al repunte de la industria, gracias a los indicadores económicos que apuntan un cambio de tendencia gracias a sector del turismo (con una subida del 1,2%), ventas de coche (+ 3%), y la subida del 1,9 del consumo. Esto permite afirmar que los presupuestos dejan de caer y se empieza a ver recuperación en el sector.

Grafico 1

Gráfico sobre el tipo de eventos que crecerá más en 2014 según el estudio de mercado 2014 del Grupo eventoplus. En rojo lo que piensan las empresas, en azul lo que opinan las agencias. Fuente: Eventos Magazine nº 51, p. 45

  • Se demandan formatos de eventos orientados a las ventas, como road show, popups y eventos promocionales y de clara vocación comercial; también eventos  de networking que incluyan citas  comerciales, en especial en el segmento B2B orientados al ROI, y eventos, reuniones, con formación interna. En el siguiente enlace, puede visionarse el vídeo en línea (en inglés) del Road Show realizado por Samsung Electronics GmbH por siete ciudades alemanas. Este evento obtuvo el tercer premio en los European Best Event Awards 2013: http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popvideo.aspx?l=en&id=2013000125, , consultado el 6/03/2014.
  • Finalmente los eventos de incentivo se vuelven más cortos y locales, pero siempre con exigencia de ROI. El viaje premio decae porque las empresas quieren cuidar mucho el incentivo y la comunicación pre y post incentivo.

Este es un resumen muy sintetizado del amplio estudio que iré desgranando en los próximos días, pero algo me ha quedado claro: debemos ser optimista, el sector está más vivo que nunca y hay buenas perspectivas de crecimiento.

Y por cierto, nos ha encantado el lugar elegido de presentación de este imprescindible estudio para entender el sector.

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Antes de la presentación del Estudio de Mercado 2014, nos hicimos una foto en el palco VIP del Santiago Berbabéu. Todo un lujazo, y para nosotr@s sólos. 

Hoy se ha presentado en el antepalco oficial del Bernabéu el Estudio de Mercado 2014 del Grupo Eventoplus que bajo e tít...

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Best Event Awards, ¿una radiografía del sector de eventos en Europa?

Hace unos días se fallaron los European Best Awards, que galardonan desde el año 2006 a los mejores eventos celebrados en Europa. En esta edición el tema protagonista de los premios giró entorno a la evolución de la industria de los eventos en las estrategias de comunicación corporativa.

La convocatoria de este año ha batido récords, más de 160 eventos presentados procedentes de 17 países europeos que se han repartido los 3 galardones al mejor evento europeo,  diecinueve  1º, 2º y 3er premios en las distintas tipologías de eventos, 7 galardones especiales y 13 premios donde se destacan aspectos innovadores, creativos, de mejor visión, ejecución y resultados de los eventos.

Captura de pantalla 2013-12-01 a la(s) 20.14.17-01-dic-2013

Representación de los premios EuBean. Fuente propia

Los premios van más allá del mero reconocimiento, tienen vocación de constituir una radiografía (no exenta de cierto sesgo) de lo que sucede en la industria, la realidad y las tendencias, y facilitan la creación  representan una extraordinaria red que interrelaciona a los profesionales del sector. Los resultados de este año arrojan interesantes conclusiones que os expongo para vuestra reflexión:

Captura de pantalla 2013-12-01 a la(s) 19.10.52-01-dic-2013

1º. Alemania es el país donde se han desarrollado un mayor número de eventos. ¿Tendrá esto algo que ver con la situación económica de los países europeos? De los 17 países que han concurrido, Alemania ha obtenido casi el 60 % de los galardones, sin contar que algunos de los eventos celebrados en otros países también han sido realizados por agencias alemanas. Interesante conclusión que creo nos debe hacer reflexionar.
Países donde se han celebrado eventos que han obtenido premios (excluyendo del análisis premiso especiales). Fuente propia
De los laureados, cuatro eventos se han celebrado en España, pero sólo dos de ellos se han llevado a cabo por una empresa española, en concreto por ACCIONA Producciones y Diseño, S.A., que ha obtenido un merecido segundo premio (“Elefante de Plata”) en la categoría de Mejor Evento Cultural Europeo. “Aventura de la Innovación”, es el título del espectáculo en tres dimensiones que el Ayuntamiento de Sevilla proyectó las pasadas navidades en la plaza de San Francisco y que se ha alzado con el premio por su creatividad, singularidad, excelencia, sostenibilidad, dirección técnica y puesta en escena de esta presentación.
 Vídeo en línea en la página Web de los Best Event Awards. The Adventure of Innovation en: http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popvideo.aspx?l=en&id=2013000104, consultado el 30/11/2013

 

2º. El 50 % de los eventos premiados están directamente relacionados con la industria del automóvil y de la tecnología móvil, con un porcentaje igualitario. Ambos sectores son motores de la industria.
3º. A mayor presupuesto, más posibilidades de obtener un galardón. El 32 % de los eventos galardonados se mueven en un presupuesto entre 1 y 5 millones de euros, más hacia 5 que hacia 1, y un 8 % está por encima de los cinco millones de euros, aunque hay un 48 % de eventos galardonados que se mueven entre 100 y 500 mil Euros. Para pensar.
Podemos extraer más conclusiones, pero lo dejamos para otro post, ahora vamos a ver qué eventos se han alzado con los máximos premios:
1er Premio: All eyes on the S4: una promoción interactiva para lanzar el Samsung Galaxy S4 y dar a conocer sus características con un presupuesto entre 1 y 5 millones de Euros y celebrado en distintas ciudades de Suiza. Juzguen por ustedes mismos en el vídeo en línea que pueden ver a continuación:
 
Vídeo en línea en la página Web de los Best Event Awards. All eyes on the S4 en: http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popvideo.aspx?l=en&id=2013000196, consultado el 30/11/2013
2º Premio: OLYMPUS OM-D: Photography Playground, celebrado en Berlín, en Alemania. Una presentación de producto en a que bajo el lema de «Crear tu propio mundo «, 12 artistas internacionales realizaron en una superficie de 7.000 m² en los antiguos talleres de ópera en Berlín un fascinante experimento: una exposición interactiva sobre el tema «el espacio y el arte». Puede verse el vídeo resumen en línea a continuación (también en inglés):
Vídeo en línea en la página Web de los Best Event Awards. OLYMPUS OM-D: Photography Palyground en: http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popvideo.aspx?l=en&id=2013000179, consultado el 30/11/2013

 

3er Premio: Bayer Anniversary Tour 2013, una exposición itinerante por 28 países con motivo del 150 aniversario de la farmacéutica Bayer que utilizando ejemplos concretos y tangibles, muestra cómo Bayer ha utilizado la investigación y productos innovadores para ayudar ‘a que millones de vidas sean mejores’. La exposición itinerante mundial estuvo dirigido a los empleados, clientes y público en general. A continuación puede verse el vídeo promocional (también en inglés):
 
Vídeo en línea en la página Web de los Best Event Awards. Bayer Anniversary Tour 2013 en: http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popvideo.aspx?l=en&id=2013000128, consultado el 30/11/2013

 

A lo largo de los siguientes post iremos desbrozando los distintos eventos premiados, pero ya podemos decir que las presentaciones de productos basadas en interactividad y dirigidas a un público general ha obtenido la mejor puntuación del jurado de los Best Event Awards, y que las tendencias que analizamos hace unos meses sobre los eventos en 2013 se cumplen, muchas tecnologías, reuniones corporativas liderando la industria y grandes sectores de ventas como timoneles de los eventos más innovadores y vanguardistas. Los premios nos dejan algunos sin sabores pero eso es otra película, ahora toca disfrutar de los ganadores y darles la enhorabuena.

Hace unos días se fallaron los European Best Awards, que galardonan desde el año 2006 a los mejores eventos celebrados e...

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