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La dimensión humana de los eventos protagoniza el Estudio de Mercado 2017

El factor humanoUn año más el Grupo Eventoplus ha presentado su Estudio de Mercado de la industria de eventos en España, que en esta edición titula ‘El factor humano’, la gran tendencia en los eventos para 2017, su dimensión humana. Eventos promocionales y del punto de venta protagonizan las tendencias, observándose como los eventos de motivación y comunicación interna vuelven con fuerza. Pero hay mucho más que iré desgranando en este post.
Empecemos por las tendencias con las que concluye este informe:
  • Formatos renovados: hackatons, campfire, gamification, Lego Serious Play, montajes atípicos de salas y sobre todo una buena comunicación.
  • Let’s talk: la conversación retoma su protagonismo, ese factor humano tan necesario para interactuar y generar valor, y esta tendencia implica repensar espacios, escenografías y formatos.
  • La tecnología cada vez más presente en los eventos, pero sin eclipsar el factor humano. Un uso más racional de la tecnología que apuesta a demás por trabajar contenidos y por su integración inteligente en la comunicación del evento. #QuéBuenaNoticia.
  • Espacios diferentes y atípicos que sumen valor añadido.
  • Impacto social, recuperar la confianza de las empresas a través de acciones sociales. La RSC se integra en los eventos y cobra más protagonismo.
  • Búsqueda de la autenticidad en los eventos: “disfrutar de lo local, vivir experiencias reales no sobrepuestas con motivo del evento, hacer cosas sencillas, conocer a la gente de tú a tú, y mucha ‘piel’” #DiQueSí, volver a mirar nuestro entorno y disfrutar del sabor local.
  • Mayor personalización y cuidado del detalle
  • Branded content, generar contenido para llegar mejor al público y que este quiera consumir comunicaciones de la marca, y en este aspecto, los eventos son un vehículo perfecto y estratégico que se “se han revelado como una fuente inestimable de contenido y de comunicación de la marca”
  • Eventos wellness, ya lo vimos en el estudio del año pasado, eventos más sanos, con espacios para el relax y entornos atractivos y saludables.
  • Involucración de los participantes antes, durante y después del evento es otra de las tendencias que van a quedarse, pero involucrar hasta en la gestión de los contenidos.

Parece que nos vamos dando cuenta que el contenido, la comunicación, la dimensión humana y sobre todo las necesidades de los asistentes a un evento y su involucración, son claves para el éxito del mismo. Pero veamos que más nos cuenta este interesante estudio del Grupo Eventoplus.

Un año más el Grupo Eventoplus ha presentado su Estudio de Mercado de la industria de eventos en España, que en esta edi...

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Valorar los eventos, el gran reto pendiente

valorar los eventos. El presupuesto de un evento

Valorar los eventos. La difícil tarea de elaborar el presupuesto de un evento de forma transparente

Valorar los eventos y la elaboración del presupuesto que refleje de forma transparente la remuneración que obtenemos es uno de los retos pendientes de la industria de eventos porque hoy por hoy no existe un modelo para valorar un evento y los conceptos que deben ser facturables, tampoco existen unas prácticas comunes por parte de las agencias y profesionales de la organización de eventos.

Valorar los eventos es tarea difícil e históricamente llena de oscurantismo, lo que ha generado una gran desconfianza en los clientes porque son dados a pensar que se presenta un presupuesto con márgenes escondidos en diferentes partidas que hacen imposible conocer cuánto gana una agencia, y esta desconfianza es fruto a mi modo de ver, de la falta de conocimiento de lo que supone el trabajo de una agencia o un profesional cuando afronta un evento, de los costes que son imposibles declarar en el presupuesto porque el cliente no sabe valorarlo, como puede ser por ejemplo la creatividad, y evidentemente de las prácticas no transparentes.

Abordar un modelo de remuneración transparente es el debate eterno de la industria de eventos, estandarizarlo y consensuarlo entre las agencias de eventos me parece improbable, por no decir imposible, aunque desde luego sería un gran acierto y avance que fuera así. Pero de verdad ¿nos podemos creer que las agencias desnudarán su presupuesto haciendo público sus márgenes de beneficios? ¿Qué los clientes aprobarán presupuestos desglosados donde se evidencia dichos márgenes y estarán dispuestos a pagarlos? Soy escéptica al respecto porque el presupuesto de un evento es estratégico y clave a la hora de competir por una cuenta.

Valorar los eventos y la elaboración del presupuesto que refleje de forma transparente la remuneración que obtenemos es...

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Smarter events, principal tendencia del #EstudioDeMercado del #GrupoEventoplus

Smarts events, eventos inteligentes, tendencia en Estudio Mercado grupo Eventoplus

Eventos inteligentes (smarter event), recuperación económica, muchas tecnologías, más human to human, big data, eventos que generan contenidos, las agencias comienzan a seleccionar los eventos, nuevos formatos, meeting designs, convenciones e incentivos… tendencias del Estudio de Mercado 2016 del Grupo Eventoplus

Smarter Events, ese es el titular del acto de presentación del Estudio de Mercado 2016 que anualmente realiza el Grupo Eventoplus y que fue presentado en Madrid el pasado día 26 en Platea Madrid, uno de los últimos venues incorporados al catálogo de espacios para eventos de la capital de España.
A modo de titulares os resumo en 12 puntos las principales tendencias que refleja el estudio y que pasaré a analizar de forma más pormenorizada, pero para quien quiera algo más corto, ahí va:

  1. Tendencia 1. Recuperación económica clara pero prudente. Optimismo moderado.
  2. Tendencia 2. Nos acercamos a mercado de vendedores. Empezamos a elegir y seleccionar clientes.
  3. Tendencia 3. …y las agencias ponen límites, mayor selección de proyectos.
  4. Tendencia 4. Poco a poco mejora la planificación…
  5. Tendencia 5. Las empresas poco a poco profesionalizan gestión eventos.
  6. Tendencia 6. Vuelve el evento interno y el incentivo…. pero replanteados.
  7. Tendencia 7. El evento se convierte en generador de conocimiento  y contenidos mucho más allá del día D.
  8. Tendencia 8. La tecnología es cada vez más interactiva e inmersiva.
  9. Tendencia 9. Hay que cuidarse…aunque no queráis. Propuestas saludables en los eventos
  10. Tendencia 10. Meeting designs y cambios de formato.
  11. Tendencia 11. Se lleva lo vintage, el natural, lo humano…
  12. Tendencia 12. Suben otros formatos formativos para transmitir mensajes: show&tell; F@#Sup meetings, gamificación.

Pues sí, estas son las tendencias que augura el Grupo Eventoplus en un estudio cuantitativo y cualitativo que recoge los resultados de las encuestas realizadas a distintos actores de la #IndustriaDeEventos: clientes, agencias de organización y proveedores, el análisis de otros estudios, y el análisis de casos.

Eventos inteligentes (smarter event), recuperación económica, muchas tecnologías, más human to human, big data, eventos...

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Cierto optimismo sin euforia en la industria de eventos en 2015. Comienza la recuperación.

El pasado día 24 de febrero se presentó en el Hotel NH Eurobuildig de Madrid el #EstudioMercado2015 que anualmente realiza el Grupo Eventoplus y que analiza la evolución anual y tendencias de la industria de eventos en España.  Eric Mottard, CEO del Grupo Eventoplus, nos presento con la brillantez que acostumbra los datos del estudio, del que podemos extraer la primera radiografía de lo que sucederá en el próximo año.

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Imagen del  desayuno-presentación den #EstudioDeMercadoEventoplus

El pasado día 24 de febrero se presentó en el Hotel NH Eurobuildig de Madrid el #EstudioMercado2015 que anualmente reali...

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El 27 Congreso de Organizadores Profesionales de Congresos -OPC- y sus lagunas.

27congnacempresacongresos11Imagen del acto de inauguración del 27 Congresos de OPC

Esta semana se ha celebrado en Cartagena el XXVII Congreso de OPC que ha reunido a 150 profesionales para debatir bajo el lema “el nuevo escenario para empresas OPC”, las nuevas tendencias del sector y la comunicación en un colectivo que se está adaptando a las nuevas tecnologías, a una demanda cada vez más competitiva y a un modelo de gestión innovador.

Sin embargo, repasando las conclusiones del congreso me sobreviene cierta preocupación porque echo en falta muchos temas que debieran debatirse abiertamente, como por ejemplo ¿dónde van a parar los beneficios que generan muchos congresos? ¿por qué la opacidad en la gestión de los presupuestos en este tipo de encuentros? ¿Qué aporta el asociacionismo en el sector? ¿Por qué no un libro blanco del sector? Y más temas: mediciones reales del impacto del turismo de reuniones, evolución general de la estacionalidad, mercados emergentes, ¿qué hay que cambiar en los Palacios de Congresos? ¿para cuándo una mayor implicación de las OPC en la formación universitaria? ¿en qué consiste la profesionalización en el sector MICE?  ¿qué hay que hacer para mejorar la previsiones del sector? ¿cómo competir con el mercado asiático? ¿cuál es la apuesta de la administración por el turismo de congresos?. O temas que se están debatiendo en los más importantes foros de la industria, desde ferias como la EIBTM a la OMT, tales como el riego que supone en las previsiones de crecimiento para Europa situaciones como la crisis de Ucrania, la evolución del ébola o el riesgo de deflación en Europa.

omt-turismo-reunionesPuedes decargarte el informe sobre el turismo de reuniones en español, realizado por la Organización Mundial de Turismo en este enlace

Es cierto que las previsiones en mercado español, el turismo de congresos comienza a notar una ligera recuperación. El informe presentado la agencia de viajes American Expres Travel en la EIBTM destaca que el número de eventos de empresas españolas dentro del país aumentará un 2,6% el año que viene. Incluso se prevé un crecimiento del 2,1% de los viajes de incentivos “para motivar a los equipos de ventas”. De hecho, los viajes de incentivos y eventos especiales tendrán una duración de casi cinco días, lo que supone dos días más que la media europea. España puede ser la excepción frente a las tendencias poco optimistas previstas en Europa.

Hay que implantar más programas reglados de formación específica del Turismo de Reuniones

Y me pregunto además, ¿cómo es posible que las OPC de España, Spain Convention Bureau (SCB) y las instituciones que los financian, como la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) no se preocupen en el desarrollo de un marco conceptual y académico que permita una adecuada formación a los profesionales del mañana?. ¿Tiene sentido que no existan apenas referencias académicas sobre una de las industrias más rentables por el alto nivel de ingresos que aporta y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía y en el propio turismo?. Está claro que mientras no se favorezca estudios oficiales (universitarios y no universitarios) sobre el turismo de reuniones, careceremos de ese corpus y contexto académico tan importante para preparar a los profesionales del futuro y a los investigadores que nos iluminen sobre como afrontar una mejora en ele sector y desarrollarlo mejor.

Si el Turismo de Reuniones es un sector dinámico que requiere una adaptación permanente de la oferta a los cambios socioeconómicos, a la constante innovación tecnológica y, en definitiva, a las nuevas necesidades de la demanda y los nuevos formatos de comunicación de este mercado, ¿por qué no hay una formación reglada al respecto?. Parece lógico que en este contexto y, teniendo en cuenta la importancia de nuestro país como destino turístico, la especialización en la gestión de este tipo de turismo se hace necesaria para abordar con éxito la fuerte competitividad a la que se ha de enfrentar cualquier empresa o territorio. Formar para mejorar el sector, para crecer, para desarrollarnos, para especializarnos. Hay gente que critica que exista un Grado en Organización de Eventos, y otra gente que pensamos que el grado se queda corto, que la importancia de la industria de eventos es tal, que es necesario impalntar más programas universitarios de grado y postgrado.

Crecimiento en España

Pero volviendo al 27 Congreso de OPCs si es interesante el estudio presentado a modo de conclusión del congreso por Francisco Quereda Rodríguez, del Foro de Asociaciones de la Industria Española de Reuniones y Eventos, sobre el impacto económico del Turismo de Reuniones y Eventos por parte de la Secretaría de Estado de Turismo, SEGITTUR y Foro MICE. Un estudio que, según indicó Serrano, surge a raíz de la creación de un foro formado por AFE, MPI Spain, SITE Spain, Spain DMCs, ICCA y la propia Federación, “es de suma importancia la realización de este estudio, a través del cual se determinará el impacto económico para establecer el retorno que implica para las ciudades la organización de estos eventos”. #AsiSí, analizar y estudiar, pero luego aplicar las conclusiones para que el sector pueda avanzar y progresar, que es mucho lo que se juega en una actividad que repercute de forma importante en la economía de nuestros pais.

Nuevas herramientas tecnológicas

En el congreso se debatió sobre la tecnología como una nueva forma de patrocinio para los eventos, donde es conveniente medir su uso puesto que, en opinión de los promotores de este congreso, “tanto en exceso como en defecto sería perjudicial para la organización de un evento”. #SiMeGusta y aplaudo el hecho de que en el Congreso se experiemntaran algunas de las herramientas más utilizadas a día de hoy en este tipo de reuniones, como el streaming, Webcast o Webinar para la retransmisión de eventos, o las nuevas formas de conectividad como el código Bidi, NFC (tecnología inalámbrica de corto alcance) o los dispositivos Ble. Está claro que gracias a la tecnología podemos recoger gran cantidad de información de nuestro evento que podremos utilizar para hacer eventos ad hoc a las necesidades de nuestros clientes.

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Gráfico de aplicaciones de la tecnología NFC

Como siempre Eric Mottard, del Grupo Eventoplus, en una brillante exposición destacó el éxito de eventos como Ted o Pecha Kucha, que son eventos cortos, comunicativos e innovadores que funcionan, teniendo en cuenta que, en estos, no hay que dejar de comunicar contenidos a través de historias (ver post anterior sobre el storytelling) y ejemplos. También, ha destacado formatos que son tendencia tipo cabaret, media luna, Campfire o ring de boxeo y la importancia de utilizar técnicas de relajación antes de comenzar un evento para que los asistentes puedan centrarse en el evento.

Francamente, creo que la fórmula PSP expuesta en este congreso, es decir Pasión, Servicio y Perseverancia para el éxito de las agencias organizadoras de eventos.se queda coja, le falta la F de Formación, la E de Excelencia y de Experiencia, la C de Calidad y de Creatividad y la T de Transparencia. Que cada uno las junte como quiera.

Imagen del acto de inauguración del 27 Congresos de OPC Esta semana se ha celebrado en Cartagena el XXVII Congreso de OP...

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Entrega de premios Eventoplus o predicar con el ejemplo. #AsíSí

Hace unos días pude visionar los vídeos de los preparativos de los Premios Eventoplus, una cita obligada donde anualmente se realiza un reconocimiento a los eventos los eventos más destacados del año en España y Portugal. En esta ocasión no voy a hablar de los premios y sí de sus promotores, porque creo que hay que ‘predicar’ con el ejemplo, y desde luego, así lo ha hecho Eventoplus. Primero con un vídeo ácido y divertido sobre la pasión por los eventos (de verdad, no os lo perdáis), donde el gurú de este grupo, Eric Mottard psicoanaliza a un enfermo cuya vida se ha visto transformada por los eventos, de tal forma que el protagonista en lugar de vestirse hace un pase de modelos, ir en coche es para él reservar un transfer,  jugar al tenis…? breafing feed back (para mondarse), colgar uncuadro es como una presentación de producto, ir a cenar es, cómo no, un catering y hablar con su mujer: una junta de accionistas. En fin, un destornillante vídeo que hace una parodia de nuestra #PasiónPorLosEventos, y demuetrsa que también se puede tener una genial creatividad desde el lado de los observadores y analizadores de la industria. desde luego #AsíSí.

Aquí os dejo este otro vídeo del día de la entrega de los #Premios Eventoplus, donde puede observarse el mimo y cuidado con el que se realiza el montaje de la gran gala y fiesta de los eventos en España. Mi reconocimiento a Eventoplus por su continua dedicación a la industria. #AsíSí y #MeGusta

Hace unos días pude visionar los vídeos de los preparativos de los Premios Eventoplus, una cita obligada donde anualment...

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El Estudio de mercado 2014 del Grupo Eventoplus augura la recuperación del sector y destaca el protagonismo que tendrá el asistente en la concepción de los eventos.

IMG_4992Hoy se ha presentado en el antepalco oficial del Bernabéu el Estudio de Mercado 2014 del Grupo Eventoplus que bajo e título: el asistente toma el protagonismo, muestra la evolución que se observa en los últimos meses en el mercado de eventos, al que se le augura una interesante recuperación. Os adelanto algunas pildoritas que se reflejan el estudio, con la promesa de un detallado post en los próximos días:

  • Más atención a los asistentes en los eventos, que deben opinar y participar, es su momento, son las estrellas de los eventos y por tanto, debemos dirigir nuestro esfuerzo hacia ell@s, conocer qué opinan del evento, cómo interactúan, qué quieren. Dejar un poco las ganas de mostrar, mostrar y atender a las demandas de estos asistentes que justifican de por sí la realización de eventos y son necesarios para la pervivencia de los mismos. Y para ello un mayor desarrollo de las redes sociales y de soluciones tecnológicas que permitan una mayor implicación de las personas que asisten al evento, más formatos como las celebres TED, avance de la neurociencia y otras disciplinas para involucrar más al asistente al evento.
  • El contenido del evento adquiere una mayor importancia, las empresas quieren consultores en vez de productores y demandan una implicación mayor de toda la cadena organizativa de un evento. El briefing debe ser más completo y definir claramente los objetivos de un evento.
  • Podemos tener un optimismo moderado en cuanto al repunte de la industria, gracias a los indicadores económicos que apuntan un cambio de tendencia gracias a sector del turismo (con una subida del 1,2%), ventas de coche (+ 3%), y la subida del 1,9 del consumo. Esto permite afirmar que los presupuestos dejan de caer y se empieza a ver recuperación en el sector.

Grafico 1

Gráfico sobre el tipo de eventos que crecerá más en 2014 según el estudio de mercado 2014 del Grupo eventoplus. En rojo lo que piensan las empresas, en azul lo que opinan las agencias. Fuente: Eventos Magazine nº 51, p. 45

  • Se demandan formatos de eventos orientados a las ventas, como road show, popups y eventos promocionales y de clara vocación comercial; también eventos  de networking que incluyan citas  comerciales, en especial en el segmento B2B orientados al ROI, y eventos, reuniones, con formación interna. En el siguiente enlace, puede visionarse el vídeo en línea (en inglés) del Road Show realizado por Samsung Electronics GmbH por siete ciudades alemanas. Este evento obtuvo el tercer premio en los European Best Event Awards 2013: http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popvideo.aspx?l=en&id=2013000125, , consultado el 6/03/2014.
  • Finalmente los eventos de incentivo se vuelven más cortos y locales, pero siempre con exigencia de ROI. El viaje premio decae porque las empresas quieren cuidar mucho el incentivo y la comunicación pre y post incentivo.

Este es un resumen muy sintetizado del amplio estudio que iré desgranando en los próximos días, pero algo me ha quedado claro: debemos ser optimista, el sector está más vivo que nunca y hay buenas perspectivas de crecimiento.

Y por cierto, nos ha encantado el lugar elegido de presentación de este imprescindible estudio para entender el sector.

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Antes de la presentación del Estudio de Mercado 2014, nos hicimos una foto en el palco VIP del Santiago Berbabéu. Todo un lujazo, y para nosotr@s sólos. 

Hoy se ha presentado en el antepalco oficial del Bernabéu el Estudio de Mercado 2014 del Grupo Eventoplus que bajo e tít...

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El mercado de eventos se mueve: del Show al Business

El Grupo Eventoplus nos presenta su Estudio de Mercado de Eventos 2013: del show al Business, un profundo análisis que recoge datos muy relevantes sobre la evolución de la industria de eventos, que al igual que en otros sectores, se ha visto duramente afectada por la crisis económica que padecemos.
Las conclusiones de dicho estudio obligan a plantearnos algunos cambios ineludibles en la organización, gestión y compra de eventos. Aunque los datos reclaman prudencia, hay hechos muy claros: el mercado de eventos se mueve, tiene una extraordinaria capacidad para superarse. La crisis nos deja un aspecto muy positivo: la profesionalización es ya un hecho, probablemente, y en palabras de Eric Mottard, presidente del Grupo Eventoplus, “a consecuencia de las exigencias de racionalización y eficacia que han traído los menguantes presupuestos de estos últimos años”, y continúa con más brotes verdes: “las nuevas tecnologías han revolucionado la comunicación”, y algo muy importante, sobre todo, para aquellos que apostamos por la formación de los profesionales de hoy y del futuro, porque “la generación Y ya está aquí, tanto en las agencias como en las empresas, y ha llegado con ideas propias que supondrán un cambio de paradigma”; estamos seguros de que será así, incluso mucho más de lo que los estudios de hoy reflejan, porque no consideran las variables que generan en el mercado la irrupción de la formación universitaria y su empleabilidad, de la creación de disciplina, de la construcción de ciencia, algo que sin lugar a dudas contribuirá al mayor desarrollo de la industria de eventos. Hay movimiento, no todo es agonía y, por ello, a pesar de algunos datos, queremos transmitir optimismo. El mercado se mueve, la industria evoluciona y los profesionales también. Hay futuro.
Menor presupuesto para eventos
El estudio indica que los responsables de manejar los presupuestos de los eventos apuntan a una reducción combinada del 10,2 %, pero se seguirán realizando eventos más pequeños y más baratos.  En el siguiente gráfico podemos ver los porcentajes que dan como resultado dicha media.
Previsión crecimiento/decrecimiento de las empresas del presupuesto destinado a eventos para 2013-14
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Fuente: Grupo Eventoplus. Estudio Mercado 2013
Las agencias organizadoras apuestan por una subida de 8%, y los proveedores del 5%. Como vemos, ambos actores se caracterizan por su optimismo, “cualidad que en parte es consecuencia de la buena salud del mercado internacional que nos trae eventos incoming”,  de la capacidad creativa de las agencias que les permite seguir organizando con menos dinero, por supuesto de la deflación general que ha obligado a optimizar recursos, y también, según el propio Mottard, porque “el pastel se ha reducido, pero el número de actores grandes que luchan por él también”, es decir, la crisis ha puesto a la industria en su sitio, no todo el mundo puede hacer de todo, y además hacerlo bien, y desgraciadamente, la oferta es menor, muchas de las empresas del sector han tenido que cerrar.
 Captura de pantalla 2013-03-21 a la(s) 11.59.43
Fuente: Grupo Eventoplus. Estudio Mercado 3013
A pesar de todo esto, hay lugar para lo positivo. Para el 70% de las empresas, los eventos siguen siendo imprescindibles, frente a un 25% que piensa que su permanencia dependerá del presupuesto empresarial. Por tanto, la clave está en qué hacer con lo que tenemos.
El Presidente del Grupo Eventoplus lo tiene claro: “Ser más inteligentes”. Los profesionales de agencias con peso en el sector también opinan:
  •  “El mercado se está segmentando cada vez más. Hay clientes que consideran el evento como uno de   los puntos fuertes de su plan de marketing y otros que lo utilizan como una herramienta táctica aplicada en cada uno de los departamentos por separado” (Santiago, O., de Macguffin)
  • Según Seiz (D6 ) “con menos presupuestos, la adecuación a los objetivos de marketing se valora desde un punto de vista realista”.

Nuevos formatos, garantizar ROI y creatividad como pilares de la racionalización de proyectos y eficiencia en los eventos. Junto a esto, eventos más sencillos y más cortos, precios negociados, destinos más cercanos, espacios más sencillos, menos producción, y desgraciadamente recortes en recursos humanos y salario, es lo que hay, pero también externalización de servicios y vigilancia sobre bajas temerarias. Las empresas no quieren agencias o proveedores no solventes o que presenten servicios a precios tirados que no garanticen una buena organización.

 Captura de pantalla 2013-03-21 a la(s) 12.39.21

Fuente: Grupo Eventoplus. Estudio Mercado 3013

Menos tiempo para organizar eventos
Según el estudio, se organizan las cosas de un día para otro, y esto parece estar motivado, en parte, por la indecisión de si hacer el evento, cómo y a quién encargarlo. Se prevé que los tiempos de organización de un evento bajen un 6%, lo que sin lugar a dudas no hace un gran favor al resultado y eficiencia del mismo. Mottard, en el acto de presentación del estudio a los Dircom, comentaba que “es difícil ser estratégicos organizando un evento hoy para dentro de unos días”, afirmación con la que estamos totalmente de acuerdo. La reducción de tiempos y la inseguridad en la toma de decisiones mermará la consecución de los objetivos, finalidad y mensajes que la empresa/institución quiere conseguir o trasladar con el evento. Es curioso también que sea precisamente Europa la que más aplaza sus decisiones a la hora de afrontar el evento; 11 puntos la separan de los países de Asia (Pacífico) y 30 puntos de América del Norte. Está claro que la crisis deja huella.
Se acabó con la fidelidad
El estudio demuestra que ha bajado la fidelidad entre las empresas hacia ‘sus’ agencias y proveedores e incluso, ‘pinitos al aire’ de las agencias con algunos de su ‘fieles’ proveedores.
Las empresas piden distintas propuestas, concursos donde concurren más firmas, lo que supone un importante coste para el sector. De hecho se calcula  que las agencias en España gastan una media de 2.060 € en preparar las propuestas a las empresas e instituciones que demandan sus servicios, cifra que aunque elevada, contrasta con la media de 6.000 € que invierten las agencias francesas. En cualquier caso, está claro que hay que ser consciente del coste de preparación de los proyectos y abogar por prácticas que regulen estos elevados costes y su consecuente desgaste. Las agencias que no cuenten en su estructura con distintos perfiles (diseñadores, creativos, organizadores, ejecutivos cuentas, recursos humanos, logística, escenógrafos…, etc.), se ven obligadas a externalizar parte el contenido, diseño de parte de las propuestas con las que concurren, con su consecuente reducción de márgenes y beneficios.
Tendencias y elementos en auge en los eventos
El mundo se vuelve 2.0. La web y las redes sociales son el elemento que más protagonismo ha ganado en los eventos y un componente ya natural; permite además un buen flujo de información y que el evento comience mucho antes, desde el momento en que la información circula. Esto hace posible que el asistente se implique más.
Protagonismo de los audiovisuales, gracias al impacto que generan y a la innovación que aportan, frente a los grandes montajes de escenografía. En ocasiones, el audiovisual es el elemento central del evento. Para Joan Códol (Focus) “se demandan aplicaciones audiovisuales: mapping adaptado para la convención, interactivos entre orador y pantallas, grafismos impactantes, etc., pero se huye de la opulencia del gran espectáculo”.
Como muestra del poder del audiovisual es la siguiente producción realizada por la agencia SCP para REPSOL en su Internal Company Event, en Madrid, IFEMA, en marzo de 2012, para 2.000 empleados.
Repsol
Fuente de la imagen: Best Event Awards en:http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popvideo.aspx?l=en&id=201307, consultado el 20/11/2012 y donde visionarse el vídeo.
El objetivo del evento era presentar el plan de negocio y la línea estratégica de la compañía, motivar a los empleados y dar una imagen de empresa sostenible.
Como eje argumental se eligió una escenografía que llevaba a cabo una analogía respecto a las situaciones de cambio. Partiendo de la base de que cada vez que nos levantamos algo ha cambiado. Si somos capaces de crear algo de la nada, por muy insignificante que sea, podrá ser un éxito. Repsol se enfrentaba a grandes cambios en el sector y en el mercado de las energías renovables, donde la tecnología y la transformación son una parte clave del progreso. Para dar esta idea, se instaló una única pantalla gigante donde iban sucediendo muchas cosas. Con sólo dar un paso a través de una puerta, los directores de Repsol eran transportados a otra dimensión, representando la cercanía del futuro al presente. Un paso hacia la innovación y un guiño al impulso que cada recurso debe dar para que las cosas suceda.
Como puede verse en el ejemplo y en el vídeo que referenciamos, el poder y el impacto del audiovisual es impactante, consiguiendo, gracias a un buen story board, y a través de la  tecnología, una magnífica predisposición en los recursos humanos convocados en esta reunión, al cambio y la evolución. Fantástico.
Tablets y streaming. Este tipo de tecnología ha entrado con fuerza en los eventos. Para un 33% de las agencias y un 22 % de las empresas, las tabletas se han introducido en los eventos con una rapidez inusual, quizás porque permiten la interactividad, y con ella una mejor comunicación. Las tablet han propiciado un gran desarrollo de aplicaciones y juegos para utilizarlos en eventos y sus distintos formatos. Por otra parte, las empresas demandan cada vez más la difusión del evento mediante streaming, por sí mismo o en combinación con live streaming (vídeo en directo) y herramientas 2.0.
 Redes
Imagen: Streaming, vídeo en directo en combinación con herramientas 2.0. Fuente: página Web empresa agitación.net, en http://agitacion.net/video-streaming-eventos consultada el 19/03/2012
Sorprender, impactar con actividades y experiencias únicas. Algo difícil pero que marca la diferencia, y en las reuniones, nuevos formatos.
El show da paso al business, la empresas demandan resultados en base a la inversión realizada. Según Raúl Hidalgo, ejecutivo de cuentas enTelefónica España, “se busca claramente un impacto en el negocio”.
La preocupación por la sostenibilidad se mantiene pero no acaba de despegar.

 

El interés por el decorado y por la gastronomía pierde fuelle en pro de nuevos formatos creativos e innovadores, como los que generan los audiovisuales o todo lo experiencial y, por supuesto, nuevos formatos en las reuniones.
Necesitamos vernos, eventos que faciliten la comunicación entre personas. Por ello, los eventos virtuales o los híbridos no acaban de funcionar.
Junto a esto, cobran auge y peso:
La gamificación o conjunto de técnicas  con origen en el mundo de los juegos y que sirven para potenciar aquel comportamiento que deseamos en una persona y que se posiciona como una de las técnicas a prosperar en los eventos en los próximos años. Porque cuando el ser humano se divierte, todo es más fácil…. ¿Opinan lo mismo?
Pongamos un ejemplo con la técnica LEGO A SERIOUS PLAYTM ..Aprendiendo en la empresa, un proceso que según sus creadores ha demostrado que jugando “podemos aprender y comprender mejor nuestro entorno laboral y personal, sus características, posibilidades  y potencialidades. Esta metodología se aplica a los eventos para desarrollar la creatividad, favorecer la actividad en grupo y para expresar conceptos, jugar para aprender, sin duda un interesante reto.
 Lego
 Imagen: construyendo un puente con Lego serious Play.
La lucha contra el stress se va a imponer. Una persona cansada y estresada no es buena receptora de mensajes, por lo que si queremos comunicar deberemos crear ambientes relajados, disminuir agendas y horarios, cuidar la salud de nuestros invitados. Es el momento zen, el momento del bienestar. No será extraño ver en los eventos zonas de no Wifi, de descanso, de ambiente relajado y de descompresión. Slow dating… parar… tomarse una pausa… ¿Qué experiencia podemos transmitirle a una persona estresada y muy, muy cansada? 

And the de winner is: las reuniones, estrella de los eventos en 2013-14

El siguiente cuadro no deja dudas: las reuniones acaparan los mayores presupuestos para las empresas y representarán el 87% de los eventos que realicen. El meeting triunfa, las empresas quieren networking, formación y motivación con formatos atractivos, y para ello las reuniones y convenciones son el mejor contenedor.
 Eventos 2013
Fuente: Eventos Magazine
Las convenciones ocupan el segundo lugar (56%), seguido de los lanzamientos de productos (50%), eventos de presentación a medios (40%) y, por supuesto, formatos promocionales  y de claro componente comercial, como podemos ver en el gráfico. Vender, vender, vender. Por ello, junto a los eventos de ‘toda la vida’ como reuniones y convenciones, crecen en su conjunto aquellos que ayudan a la venta (promociones, street marketing, road show…, etc.)
Es interesante destacar el decrecimiento de los eventos de incentivos y sobre todo de los congresos…. Puede ser que en este último caso el formato esté agotado, decía Steve Job, que para pensar hay que caminar. Hablaba de que el cerebro está en las piernas y por tanto la gente debe moverse, porque el movimiento propicia resultados, atención y creatividad, y en este sentido llegan formatos de formación. A modo de ejemplo, hay que ir acostumbrándose, porque estamos en la época de técnicas como Pechakucha, gamification, Lego Serius Play, Brain y formatos como Bar Camps, Event Camp (Event Camp Europe), unconferencing, open space, slow dating, por no hablar de los nuevos avances tecnológicos aplicados a eventos, tecnologías interactivas, apps imparables, tablets, tecnologías 3D, mapping, realidad aumentada, conectividad ilimitada, graffitis interactivos, realidad virtual, holografías, videojuegos aplicados y un largo etc. que demuestra que esta industria se mueve, y lo hace muy pero que muy rápido.
Repensar los eventos, más creatividad, nuevos formatos y mayor medición ROI
Creatividad y reconcebir el evento y los servicios que se contratan, proximidad y valor, elegir asistentes que garanticen buzz, como por ejemplo bloggers, o repensar qué necesito y a quién nos tenemos que acercar, mejorar la eficacia de los formatos y mejorar y garantizar la medición del retorno, son las claras tendencias que protagonizan el sector en 2013 y 2014.
Los precios seguirán bajando, pero los eventos siguen constituyendo un pilar estratégico e incluso a veces táctico de las organizaciones. Por ello, los profesionales debemos repensar y cambiar el chip. Hasta hace nada el sector hacía del evento algo ritual, había que celebrarlo, hacerlo, estaba en los planes de la empresa, pero ya no es así, porque un evento que no aporta valor, no se hace, no debe hacerse y, por tanto, hoy cada evento es cuestionado, lo que exige, reclama, mayor profesionalización y menos ganar de sacar tajada.
Y como postdata: mucha transparencia. El evento no sólo da imagen y valor, también comunica realidad, no lo olvidemos, es comunicación en vivo y en directo.

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Lista de referencias
–       Isaacson, W (2011). Steve Jobs: la biografía. Debate
–       Mottard, E y Muñoz, C. (2013). Estudio de Mercado 2013: del Show al Bussisnes.Eventos Magazine (45). P. 28-36
–       Best Events Awards (2012). Innovation and making things happen   recuperado el 20/11/2012 de http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popeventibeaen.aspx?id=634787580143813750
–       LEGO SERIOUS PLAYTM (2013). Aprendiendo en la empresa recuperado el 15/03/2013 de http://www.catenaria.cl/km/images/Lego%20para%20la%20web.pdf
–       Agitación.net, en http://agitacion.net/video-streaming-eventos consultada el 19/03/2012

El Grupo Eventoplus nos presenta su Estudio de Mercado de Eventos 2013: del show al Business, un profundo análisis que r...

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