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Tiempos de cambios en la organización de eventos

Realidad virtual en eventos

Vienen tiempos de cambio en la organización de eventos. Las tecnologías contribuyen a ello

Vienen tiempos de cambios en la organización de eventos, tiempos marcados por una crisis económica mundial que desde el 2008 hirió a la industria de eventos como consecuencia de la bajada de presupuestos, tiempos de recuperación y sobre todo tiempos donde el diseño de los eventos ha cambiado en profundidad y en parte obligado por la necesidad de comprometer más al público que asiste al mismo y crear una relación más fuerte con la marca. Tiempos de comunicar experiencias y generar emociones. Tiempos de pensar y actuar. En este artículo realizo una reflexión sobre los factores que creo que influyen en estos cambios que ya están aquí y en lo que se avecinan.

La industria de eventos en España ha evolucionado mucho en los últimos años en España. La crisis económica que despuntó en nuestro país de forma bien visible en el año 2008 obligó a la industria de eventos a ‘reinventarse’ para sobrevivir. Durante estos años un gran número de agencias han cerrado y otras se han redimensionado y también hemos visto descender los presupuestos destinados a los eventos, al igual que el de las área de comunicación, marketing y publicidad, pero pese a ello la crisis también ha generado aspectos positivos, pues se han experimentado mejoras en el diseño y contenido de los eventos para conseguir resultados más óptimos. Desde el año 2014-15 se está produciendo una recuperación de los presupuestos que clientes corporativos destinan a los eventos, pero también un mayor nivel de exigencia y de medición de resultados, hasta tal punto que un evento hoy se diseña en función de los resultados que queremos medir.

Debemos recordar que el evento de empresa es un acto en directo, efímero (es irrepetible), relaciona en el mismo espacio al emisor y al receptor, va dirigido a un grupo específico de personas, está diseñado a medida y pretende generar una respuesta en el público presente, y esto es precisamente lo que buscan las empresas, obtener una respuesta que aumente sus beneficios. Respuestas de la mano de una mayor motivación de los empleados que les haga vender más, o de la fidelización de clientes que garanticen la continuidad de contratos, o aumentar la reputación de la marca entre otras cosas, pero siempre con una visión economicista de los resultados finales, aunque en muchos eventos no puedan medirse parámetros tangibles o cuantificables, pero si la evolución productiva de los recursos humanos o agentes externos que han participado.

Las redes sociales imponen la idea de participación

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Calcular el espacio que necesito para mi evento de catering

Estos días mis alum@s me preguntaban cómo pueden saber el espacio que necesitan para su evento, cómo medir capacidad y garantizar que lo que alquilamos, bien sean espacios o estructuras, tendrán a capacidad suficiente para el desarrollo de nuestro evento. Pues bien, aquí van algunos consejos relacionados con el catering:

Los ratios que vamos a indicar son los más óptimos, lo que no quiere decir que sean una verdad absoluta, siempre tendremos que adaptarnos a las necesidades y objetivos del evento, su formato y el tipo de público al que va dirigido. No es lo mismo una fiesta de posicionamiento de marca, estilo las que hace Cutty Sak, que un cóctel o una cena de gala. En esta entrada nos referiremos a esto último.

Fuente: Gorumet Paradise en: http://www.paradiscatering.com/es/catering-eventos/grandes-eventos/, consultado el 25/01/2014

En un cóctel o copa de vino, que es una denominación más española, el ratio óptimo es de 1 m2 por persona, de tal forma que si tenemos 200 personas, se necesitará un espacio de al menos 200 m2. La realidad es bien distinta ya que aunque lo óptimo es lo indicado, lo habitual es calcular 0,5 m2 por personas en cóctel de pie y 0,7 m2 si es buffet.

Food & Mambo – Catering con Arte. Fuente: Eventplannerspain en :https://www.youtube.com/watch?v=nQmoDdnAoi4, consultado el 10/09/2013

Si pasamos a una cena o almuerzo más formal, con mesas redondas con capacidad entre 8 y 10 personas que son las estándar (1,60 m de diámetro), calcularemos 2 m2 por persona, aunque de nuevo la realidad arroja un jarro de agua fría sobre la comodidad, y lo normal es que se calcule 1,1 m2 por persona en mesa redonda de las dimensiones que hablamos y 0,8 m2 por persona en mesa rectangular de 10 comensales. En cualquier caso, hay que tener en cuenta que la capacidad de la mesa puede reducirse en función de la vajilla que se utilice, por ejemplo los ‘bajoplatos’ (cada vez menos utilizados) tienen un radio de 35 cm. frente a los 27 cm. en vajillas tradicionales de los platos principales, o sea, lo de comer.

A este ratio de 2 m2 hay que añadirle 1,5 metros entre mesa y mesa para que el servicio a las mismas discurra sin contratiempos marcados por las estrecheces y si está previsto algún tipo de espectáculo, entrega de premios, intervenciones institucionales, habrá que calcular el espacio necesario que hay que añadir.

En todos los casos hay que añadir los espacios destinados a la logística del catering, zona de servicios y medidas de emergencia y evacuación. Como hemos indicado, estos cálculos son generosos, porque en realidad lo normal es ajustar un poco más estos ratios

A nosotros nos gustan los espacios bien dimensionados, donde la gente no tenga que dar codazos para moverse y donde el ambiente no esté saturado de estrecheces y multitud de olores humanos.

 

 

Estos días mis alum@s me preguntaban cómo pueden saber el espacio que necesitan para su evento, cómo medir capacidad y g...

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