Un organizador de eventos es un profesional con una sólida formación interdisciplinar y un perfil multifuncional ya que va a desempeñar tareas muy variadas tanto en el seno de la empresa, como en la organización del evento, y por tanto debe ser versátil y con gran capacidad de adaptación al cambio, y  una mente muy flexible (ver anterior entrada).

El event planners se encarga de negociar y coordinar cualquier tipo de evento, desde la recepción de un briefing de un cliente, elaboración de presupuestos hasta todo lo que conlleva el recorrido y gestiones que hay que realizar hasta la ejecución del evento y la evaluación y valoración posterior.

Es lamentable que en muchos portales, centros educativos y en ámbitos de la administración se siga relatando que el organizador de eventos es aquel que se dedica a «encargan de negociar, coordinar y promover conferencias y/o exposiciones», limitando el ejercicio profesional al denominado turismo de reuniones, obviando el gran campos de acción en la industria cultural y del entretenimiento, en el ámbito deportivo, en la empresa y en el ámbito institucional.

En el mundo anglosajón y en Estados Unidos se tiene un gran respeto por el organizador de eventos que catalogan como una profesión compleja por su alto nivel de interdisciplinaridad y su perfil versátil. hace unos días salía a la luz un estudio de CareerCast, popular portal norteamericano de búsqueda de empleo que ha elaborado un ranking sobre las profesiones más y menos estresantes de EEUU, que, con alguna excepción, consideran que puede extrapolarse a otros países. Nunca pensé que ocupáramos el 5 puesto en el ranking de profesiones estresantes, pero si reflexionamos sobre lo que hacemos y el nivel de responsabilidad que tenemos, no me extraña. Para analizar el nivel de estrés CareerCast analizó once factores: «presión de superiores en cuanto a plazos de entrega, competitividad del puesto, necesidad de viajar, sector de la empresa (privada o del sector público), sueldo, exigencia física, interacción con el público, condiciones ambientales, riesgos asociados para la propia vida, amenazas del entorno y evolución de la contratación para cada trabajo durante la próxima década». parece que nos hemos ganado este quinto puesto a pulso. Afotunadamente el informe también dice que la organización de eventos es trabajo con alto potencial, ya que está previsto que el empleo crezca un 10% hasta 2026. #BuenasNoticias

Perfiles profesionales con mayor nivel de stres

Imagen sacada del Diario expansión en: http://www.expansion.com/directivos/estilo-vida/2016/01/17/5698da2d22601db5218b45b4.html (consultado el 20/01/2016)

Perfil profesional

Mucho se habla de capacidades y cualidades que debe tener una persona que quiera dedicarse al apasionante mundo de la organización de eventos. de todo lo leído, me quedo con las siguientes:

• Capacidad para gestionar el tiempo ya que gestionar el trabajo y priorizar tareas es de suma importancia.
• Ser muy organizado.
• Tener habilidades de comunicación y de sociabilidad
• Creatividad tanto en el nivel de pensamiento como en la acción.
• Capacidad de resolución.
• Capacidad para toma de decisiones.
• Vocación por el trabajo en equipo.
• Capacidad observadora.
• Capacidad de negociación para conseguir los mejores servicios al menor coste.
• Detallista.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Buena condición física (aunque os parezca extraño hay que estar en forma para resistir la presión, para aguantar largas jornadas y para ayudar en los montajes y desmontajes de los eventos).
• Gusto por las tecnologías.
• capacidad de aprender muy rápido.
• Le debe encantar viajar y no buscar un trabajo rutinario
• Capacidad para la elaboración de presupuestos y ejecución de los mismos.
• Capacidad para solucionar imprevistos.
• Conocimiento de idiomas.
• Tener disponibilidad horaria y geográfica.

Además de esto, ser capaz de soportar la presión que supone un evento, que no es poco, tener generosidad intelectual y por supuesto gran empatía, así que si no te ves reflejado y te gusta salir de la rutina en tu trabajo, ser organizador/a de eventos es una magnífica elección, auque si vives con alguien, que vayan acostumbrándose a que desaparezcas con frecuencia.

Antes de comenzar a hablar de perfiles específicos, considero necesario indicar que estos van a depender del lugar donde se trabaje y sus departamentos porque no es lo mismo trabajar para una agencia de eventos, que hacerlo dentro de un departamento de una empres, una institución o en otro tipo de organizaciones, por ello vamos a relacionar los perfiles profesionales con el ámbito concreto de trabajo. Indicar también que los perfiles que señalo están relacionados con la figura del event planner, es decir con el profesional cualificado  para planificar un evento en su totalidad con la responsabilidad y presión que ello supone, y por tanto debe tener una sólida formación interdiciplinar.

A continuación voy a detallar las área de trabajo departamentadas o no, ya que en todas ellas vamos atener la figura de un coordinador/director y las categorías de senior y junior. Al margen de los departamentos hay una una serie de cargos vinculados a los profesionales directivos de la organización de eventos que hay que identificar, incluso entender sus siglas:

CEO (Chief Executive Officer). Consejero Delegado o Director Ejecutivo. Es el máximo responsable de la gestión y dirección administrativa de una organización.

COO (Chief Operating Officer). Director de Operaciones y su cometido es el de supervisar las operaciones de la empresa con el objetivo de asegurarse de que todos los sistemas están funcionando correctamente.

CFO (Chief Financial Officer). El Director Financiero es responsable de la planificación económica y financiera de la compañía. Entre sus responsabilidades se encuentra la de decidir la inversión y financiación más conveniente para la empresa.

CTO (Chief Technology Officer). También llamado Director de Tecnología, se encarga de velar por que los sistemas de información funcionen adecuadamente.

CIO (Chief Information Officer). Es el responsable de los sistemas de tecnologías de información de la compañía pero desde el punto de vista de los procesos. Se encarga de analizar qué tecnologías son las más beneficiosas para el desarrollo del negocio.

CMO (Chief Marketing Officer). Es el Director de Marketing, orientado a la gestión de ventas, al desarrollo de producto, publicidad, estudios de mercado, etc.

A continuación voy a detallar otros perfiles profesionales, aunque desarrollaré más sus competencias en el IV Congerso Universitario de Comunicación y Eventos que se celebrará en Madrid del 10 al 12 de marzo:

•  Account manager o ejecutivo de cuentas: es la persona que se encarga (Key Account Manager) o forma parte del equipo responsable de gestionar una cuenta de la organización, es decir, los clientes. Podría decirse que el KAM es un consejero estratégico, cuyo objetivo principal es asegurar el mantenimiento de las relaciones entre un cliente y una empresa a largo plazo.
  
• Coordinador de proyectos:  profesional versátil que realiza diversas tareas a lo largo de todo el proceso que conlleva la organización de un evento y la relación con el cliente
• Directivo de creatividad en empresas del sector o departamento de la agencia: coordinador del área de creatividad en empresas del sector de la organización de eventos. Se responsabiliza de la elaboración de la propuesta creativa conforme al briefing recibido y el marco presupuestario del evento. Esta figura profesional adquiere una gran relevancia dada la necesaria apuesta por la creatividad, para adaptarse a la evolución que sufre la industria de eventos. Dentro del departamento de creatividad tendremos a su vez técnicos junior y senior.
• Director de planificación estratégica en el ámbito de estudio. Profesional encargado de la planificación de las distintas cuentas (o clientes) de una empresa. Coordinación del trabajo global, estrategias a desarrollar con los clientes, aspectos comunes a seguir con todos ellos y en particular.
• Directivo de empresas especializadas o departamentos de producción de eventos. Responsables del equipo humano encargado de ejecutar la producción de eventos para las distintas cuentas o clientes. Este profesional se encarga de la consecución de distintos proyectos y supervisión de los mismos.
• Técnico junior/senior en empresas o departamentos de producción de eventos. Profesional englobado en los distintos equipos y áreas de trabajo en los que se puede dividir la producción de un evento. Contacto directo con proveedores, relaciones con profesionales de sonido, luz y grandes montajes.
• Directivo en empresas de cáterin y restauración. Máximo responsable de empresas dedicadas a la prestación de servicios de cáterin para eventos. Estos profesionales se encargan de la planificación, preparación y supervisión de un servicio integral de cáterin, apostando por la innovación y la vanguardia que marcan las nuevas tendencias.
• Técnico junior/senior en empresas de cáterin. Miembros de los distintos equipos de trabajo, o cuentas de empresa, encargados de la ejecución y apoyo a la supervisión de los eventos contratados. Encargado de la gestión directa con los distintos proveedores que suministran a una empresa de estas características: alimentación, bebidas, personal auxiliar, etc.
• Directivo en comunicación y/o marketing. Responsable del área de comunicación en empresas, instituciones o para eventos puntuales. Control de todos los aspectos relacionados con la gestión del departamento de comunicación y marketing. Profesional encargado de plantear la estrategia comunicativa y elaborar y adaptar el plan de comunicación y marketing.
• Técnico junior/senior en comunicación y/o marketing. Miembro del equipo de comunicación y marketing de una empresa de eventos, en otras empresas y en instituciones o. Encargado de las tareas del día a día de la comunicación de una empresa: web, blogs, redes sociales, portales externos, adaptación de cambios del plan de comunicación. En este perfil se engloba la figura del Community Manager.
• Planificadores de medios. Encargado de coordinar la gestión y relación con los medios de comunicación,  inserción de noticias de interés, seguimiento y clipping de prensa, preparación de la documentación a entregar a los medios para eventos, etc.
• Director de Relaciones Institucionales. Profesional que coordina las relaciones externas de una empresa con las de su entorno y sector inmediato, en primera instancia, además de con aquellas que pueden ser suponer potenciales colaboradoras e interese estrechar lazos. Esta figura adopta la competencia para negociar los distintos acuerdos y convenios entre instituciones.
• Profesional MICE. Organizador de congresos y reuniones. Profesional de la organización de congresos, simposios, ferias, incentivos o reuniones, entre otros, enfocado a analizar necesidades de cualquier cliente y prestar soluciones adecuadas. El organizador de congresos y reuniones no solo planifica y desarrolla el evento, sino también todas aquellas actividades que se general de forma paralela.
• Relaciones públicas en el sector hostelero y en la empresa en general. Encargados de las estrategias encaminadas a distintos objetivos como el fortalecimiento de vínculos con los distintos públicos, mejora de la información, persuasión, fidelidad y consenso para crear una integración positiva de todos los agentes.
• Técnico junior/senior ecreativo
• Director artístico de eventos.Todo evento necesita de una persona que se encargue de la planificación, puesta en marcha y cuidado de la vertiente artística. Este profesional trabaja en el diseño del evento, adaptando cada situación a los objetivos que se buscan y el mensaje que se pretende comunicar.
• Stage Manager. Profesional encargado de la coordinación de escenarios en distintos tipos de eventos, principalmente musicales, planificando el correcto desarrollo del cronograma establecido para las actuaciones.
• Responsable de Protocolo y/o Relaciones institucionales. Profesional que se encarga normalmente en instituciones o empresas de coordinar y supervisar los eventos y su contenido protocolario y que puede a su vez contar con un equipo formado por auxiliares, junior o senior.

Avanzo estos perfiles para reflexionar al respecto e invitaros a completarlos para poder realizar un mayor análisis de los perfiles profesionales que vehiculan nuestra profesión en el  IV Congerso Universitario de Comunicación y Eventos que se celebrará en Madrid del 10 al 12 de marzo.

¿Quieres participar en el estudio? Si es así contáctame en gloriacampos@me.com