Eurovisión: un espectáculo referencia en nuevas tecnologías audiovisuales y recursos de escenografía para la organización de eventos.

We are one” (‘somos uno’) ha sido el lema elegido por la televisión sueca para la edición de este año del Festival de Eurovisión, una cita obligada para todas aquellas personas que trabajamos en la producción de eventos, ya que constituye un escaparate de las nuevas tecnologías audiovisuales aplicadas, además de mostrar avances en recursos para la puesta en escena de un espectáculo pensado para su retransmisión por televisión, y que este año ha concentrado en torno a ella a más de 200 millones de personas de 39 países diferentes, lo que sin lugar a dudas, convierte a este evento en algo más que un fenómeno musical seguido por sus fans.  

La mariposa que todo lo puede, con miles de formas y colores ha constituido la imagen del 58ª edición de este festival, con una clara analogía al denominado “efecto mariposa”, donde un pequeño cambio (por ejemplo el aleteo de una mariposa) puede generar en consecuencia un cambio enorme (por ejemplo un Tsunami en la otra parte del mundo), o algo tan positivo que Europa (en plena crisis), se una para celebrar su diversidad. Para la cadena televisiva sueca “es la mariposa que todo lo puede, porque todos somos uno y, juntos, podemos lograr cualquier cosa” (Eurovisionmania, 2013). Ojala fuera tan sencillo y la alegoría se convirtiera en realidad haciendo posible el cambio en una Europa que agoniza por la crisis y la dudosa gestión de sus dirigentes institucionales. Pero sigamos con lo nuestro: ‘we are one’
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Mariposa imagen del festival. Fuente: (Eurovisión Song Contest Malmo 2013)
Las mariposas tienen un nombre común, pero existen miles de formas y colores, como sucede con las distintas banderas de los 39 países participantes que decoraban la alas de la lepidóptera que volaba con efecto 3D por el escenario para dar paso a cada una de las actuaciones musicales. Mensaje de fondo: si se quiere se puede, todos los países con sus distintos símbolos, culturas y sistemas políticos, cabalgan en las alas de la misma mariposa que vuela haciendo posible por unas horas, el sueño de la unión de la diversidad de una Europa que hoy cada vez tiene menos de ‘Unión’.
85 millones de euros menos que en  Azerbaijan.
La crisis económica también ha golpeado Eurovisión, pero menos de lo esperado, tanto en relación a la participación (sólo tres países: Bosnia, Portugal y Eslovaquia, no asistieron por ‘motivos económicos’), como en la impresionante puesta en escena que nada ha tenido que envidiar a ediciones anteriores, aunque en formato más low cost. Probablemente el hecho de celebrarse en Suecia, un país nórdico que está en mucha mejor forma económica y fiscal y que se ha recuperado de la recesión global más rápido que muchos otros países, tenga algo que ver. El presupuesto estimado o mejor dicho publicado de la organización de este acontecimiento ha sido de 14,5 millones de euros, 85 millones menos de lo que costó la producción del certamen del año pasado en Bakú (Azerbaiyán).
Algo no cuadra, porque el productor ejecutivo del festival de 2012, Martin Österdahl, en una entrevista con el diario Svenska Dagbladet que recoge el portal eurovision-spain.com, comentó en su día de la conveniencia de que el festival abandone la carrera por la tecnología, que encarece los costes, y que vuelva a la esencia de la interpretación artística. Indico también que era necesario salvar las diferencias entre países creando una sensación de comunidad.”Esa idea es justo la que queremos recuperar, más ahora con los problemas económicos que atraviesa Europa”, dijo Österdahl. Sin embargo el festival presentó un despliegue tecnológico de gran envergadura, aunque bien es cierto que con una optimización de recursos espectacular, basados en los efectos de luminotécnicos y de celebración (pirotecnia, humo y confeti).
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Imágenes del escenario de Eurovisión 2013. Fuente: Ogaespain.com, 2013.
Helsinki (2007) costó 17,5 millones de euros, Moscú (2009), 33 millones y Bakú (2012) en torno a los 100 millones, cifra que hace casi imposible que muchos países puedan hacer frente a los costes de tan magna organización. Suecia ha conseguido poner las cosas en su sitio, buenos recursos, coste razonable en relación al retorno de la inversión y 200 millones de espectadores frente al televisor. El hecho de elegir Malmö como sede en lugar de Estocolmo, donde existen infraestructuras de gran envergadura, responde a la idea de los productores de devolver al festival su esencia y sencillez, dejar de impresionar al mundo con auditorios a rebosar y centrarse en el protagonismo de los artistas y los eurofans, base del espectáculo, contratar sólo a una presentadora y optimizar recursos. El resultado, incuestionable. El próximo año, el poder escandinavo asegurado, Dinamarca toma el relevo garantizando la sobrevivencia de un festival que al ritmo que va dejará fuera de las quinielas a todos los países del sur del viejo continente.
Creatividad escenográfica al servicio del mensaje
El escenario desplegado en el Malmö Arena, sede del Festival de Eurovisión de este año, y cuyo montaje y producción se realizó en un tiempo récord de tres semanas, estaba dividido en tres zonas: el escenario principal, la pasarela para los cantantes y presentadores y un set adicional en forma circular. Según sus dos diseñadores Viktor Brattström y Frida Arvidsson, la escenografía se ha basado en el movimiento y la energía, y así se vio en televisión, un escenario donde era imposible diferenciar los corpóreos reales y los elementos audiovisuales que convivían con los artistas, transmitiendo sensaciones llenas de energía y velocidad, en parte gracias a un diseño pensado en la proximidad del público con los intérpretes.
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Bocetos del diseño del escenario. Fuente: www.ogaespain.com

Los diseñadores se inspiraron en muchas ideas para llevar a cabo este proyecto, tales como “estudios sobre las alas de mariposa, imágenes de este insecto fotografiado o diseños de la arquitectura moderna” y como indicaron, con dicho diseño pretendían integrar más a los artistas con el público del festival y explotar al máximo los 39 países participantes.

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Montaje del escenario. Fuente: ogaespain.com
Creatividad escenográfica para apoyar el mensaje que se quiere transmitir, porque además del espectáculo en sí y de los rentables derechos televisivos y de ingresos por publicidad de este acontecimiento, un evento se piensa para decir algo, comunicar en vivo y en directo, viviendo la experiencia o a través de los distintos medios de comunicación. ‘We are one’, inspiró este proyecto escénico que a nuestro juicio cumplió su objetivo y facilitó la proximidad deseada entre un público entregado, el espacio y los protagonistas, los artistas y sus países.
Una compleja producción audiovisual.
Para Ola Melzig, director técnico de Eurovisión 2013 y responsable de iluminación, sonido, escenografía, montaje, automatización, LED, proyección y elementos pirotécnicos, el Malmö Arena, con sus gradas empinadas, la capacidad de carga en el techo (algo de suma importancia a la hora de abordar la producción audiovisual), y su dimensión, lo convertían en el escenario perfecto para hacer televisión, sin perder la sensación en vivo, la magia del espectáculo en directo, parte central de este tipo de proyectos.
Aunque en las últimas ediciones ha primado la decoración en base a LED, en esta ocasión la organización optó por proyección frontal con casi medio centenar de proyectores de alta gama, destacando un mapping 3D sobre una superficie de 350 m². Para llenar de luz el escenario se instalaron 1.283 luminarias fijas y 800 robóticas, que no está mal.
Es curioso, es la primera vez que desde que se estandarizó el uso de murales LEDprotagonistas de la iluminación y decoración de casi todos los programas de este tipo en cualquier televisión del mundo, que se prescinde de esta tecnología de iluminación y se sustituye por proyectores de altísima gama, de nivel incluso por encima de los utilizados en las ceremonias de inauguración y clausura de los últimos Juegos Olímpicos, los HDQ 2K40, patentados por la empresa Barco (un clásico en este festival). Para que nos hagamos una idea, son del tamaño de un autobús, el peso de un tanque, y la etiqueta de precio de un Ferrari, y se utilizaron nada más y nada menos que 28, y que ha constituido el mayor espectáculo con HDQs hasta la fecha.
El uso del LED quedó reservado a las miles de pulseras que portaban quienes asistieron a la final del festival, garantizando así la inteactuación del público, porque en este festival el protagonimo de los artistas y de los ‘eurofans’ ha sido claro. Las pulseras, suministradas por una empresa española, recibían de forma inalámbrica una señal de control que permitía encenderlas y apagarlas por sectores así como cambiarlas de color conforme el país que actuaba, logrando un efecto muy llamativo.
También el led era la base de los ‘diamantes’ de luz LED suspendidos a lo largo de todo el recinto y que aparecían en mucha de las interpretaciones dando un alo mágico a la escena, tal y como se pudo ver en la actuación del grupo el Sueño de Morfeo, representando a España.
En el escenario se dispusieron 56 máquinas para efectos de fuego, 6 potentes generadores de humo y 4 ventiladores (todo un clásico en este festival). A lo largo del espectáculo se emplearon 3.000 efectos pirotécnicos, cien kilos de nieve artificial y cien de confetti.
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Imagen cañones y proyectores. Fuente: panoramaudiovisual.com
La proyección digital fue protagonista de la gala llenando de luz desde elmapping sobre el vestido de la representante moldava hasta todo el fondo del escenario “pintados” con imágenes procedentes de más de 60 proyectores Barco y tres sistemas de control Encore. Sin duda un gran espectáculo que refuta la idea que llevamos defendiendo desde hace tiempo: el audiovisual es parte del mensaje, es el perfecto aliado para construir la historia que queremos mostrar. 
Ayer, el Festival de Eurovisión ofreció un espectáculo de luz y sonido que está muy por encima del primer puesto de Dinamarca y el penúltimo de España, algo que merecería otro artículo, pero por ahora, nos quedamos con la magia del espectáculo audiovisual. Enhorabuena a los organizadores.

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El mercado de eventos se mueve: del Show al Business

El Grupo Eventoplus nos presenta su Estudio de Mercado de Eventos 2013: del show al Business, un profundo análisis que recoge datos muy relevantes sobre la evolución de la industria de eventos, que al igual que en otros sectores, se ha visto duramente afectada por la crisis económica que padecemos.
Las conclusiones de dicho estudio obligan a plantearnos algunos cambios ineludibles en la organización, gestión y compra de eventos. Aunque los datos reclaman prudencia, hay hechos muy claros: el mercado de eventos se mueve, tiene una extraordinaria capacidad para superarse. La crisis nos deja un aspecto muy positivo: la profesionalización es ya un hecho, probablemente, y en palabras de Eric Mottard, presidente del Grupo Eventoplus, “a consecuencia de las exigencias de racionalización y eficacia que han traído los menguantes presupuestos de estos últimos años”, y continúa con más brotes verdes: “las nuevas tecnologías han revolucionado la comunicación”, y algo muy importante, sobre todo, para aquellos que apostamos por la formación de los profesionales de hoy y del futuro, porque “la generación Y ya está aquí, tanto en las agencias como en las empresas, y ha llegado con ideas propias que supondrán un cambio de paradigma”; estamos seguros de que será así, incluso mucho más de lo que los estudios de hoy reflejan, porque no consideran las variables que generan en el mercado la irrupción de la formación universitaria y su empleabilidad, de la creación de disciplina, de la construcción de ciencia, algo que sin lugar a dudas contribuirá al mayor desarrollo de la industria de eventos. Hay movimiento, no todo es agonía y, por ello, a pesar de algunos datos, queremos transmitir optimismo. El mercado se mueve, la industria evoluciona y los profesionales también. Hay futuro.
Menor presupuesto para eventos
El estudio indica que los responsables de manejar los presupuestos de los eventos apuntan a una reducción combinada del 10,2 %, pero se seguirán realizando eventos más pequeños y más baratos.  En el siguiente gráfico podemos ver los porcentajes que dan como resultado dicha media.
Previsión crecimiento/decrecimiento de las empresas del presupuesto destinado a eventos para 2013-14
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Fuente: Grupo Eventoplus. Estudio Mercado 2013
Las agencias organizadoras apuestan por una subida de 8%, y los proveedores del 5%. Como vemos, ambos actores se caracterizan por su optimismo, “cualidad que en parte es consecuencia de la buena salud del mercado internacional que nos trae eventos incoming”,  de la capacidad creativa de las agencias que les permite seguir organizando con menos dinero, por supuesto de la deflación general que ha obligado a optimizar recursos, y también, según el propio Mottard, porque “el pastel se ha reducido, pero el número de actores grandes que luchan por él también”, es decir, la crisis ha puesto a la industria en su sitio, no todo el mundo puede hacer de todo, y además hacerlo bien, y desgraciadamente, la oferta es menor, muchas de las empresas del sector han tenido que cerrar.
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Fuente: Grupo Eventoplus. Estudio Mercado 3013
A pesar de todo esto, hay lugar para lo positivo. Para el 70% de las empresas, los eventos siguen siendo imprescindibles, frente a un 25% que piensa que su permanencia dependerá del presupuesto empresarial. Por tanto, la clave está en qué hacer con lo que tenemos.
El Presidente del Grupo Eventoplus lo tiene claro: “Ser más inteligentes”. Los profesionales de agencias con peso en el sector también opinan:
  •  “El mercado se está segmentando cada vez más. Hay clientes que consideran el evento como uno de   los puntos fuertes de su plan de marketing y otros que lo utilizan como una herramienta táctica aplicada en cada uno de los departamentos por separado” (Santiago, O., de Macguffin)
  • Según Seiz (D6 ) “con menos presupuestos, la adecuación a los objetivos de marketing se valora desde un punto de vista realista”.

Nuevos formatos, garantizar ROI y creatividad como pilares de la racionalización de proyectos y eficiencia en los eventos. Junto a esto, eventos más sencillos y más cortos, precios negociados, destinos más cercanos, espacios más sencillos, menos producción, y desgraciadamente recortes en recursos humanos y salario, es lo que hay, pero también externalización de servicios y vigilancia sobre bajas temerarias. Las empresas no quieren agencias o proveedores no solventes o que presenten servicios a precios tirados que no garanticen una buena organización.

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Fuente: Grupo Eventoplus. Estudio Mercado 3013

Menos tiempo para organizar eventos
Según el estudio, se organizan las cosas de un día para otro, y esto parece estar motivado, en parte, por la indecisión de si hacer el evento, cómo y a quién encargarlo. Se prevé que los tiempos de organización de un evento bajen un 6%, lo que sin lugar a dudas no hace un gran favor al resultado y eficiencia del mismo. Mottard, en el acto de presentación del estudio a los Dircom, comentaba que “es difícil ser estratégicos organizando un evento hoy para dentro de unos días”, afirmación con la que estamos totalmente de acuerdo. La reducción de tiempos y la inseguridad en la toma de decisiones mermará la consecución de los objetivos, finalidad y mensajes que la empresa/institución quiere conseguir o trasladar con el evento. Es curioso también que sea precisamente Europa la que más aplaza sus decisiones a la hora de afrontar el evento; 11 puntos la separan de los países de Asia (Pacífico) y 30 puntos de América del Norte. Está claro que la crisis deja huella.
Se acabó con la fidelidad
El estudio demuestra que ha bajado la fidelidad entre las empresas hacia ‘sus’ agencias y proveedores e incluso, ‘pinitos al aire’ de las agencias con algunos de su ‘fieles’ proveedores.
Las empresas piden distintas propuestas, concursos donde concurren más firmas, lo que supone un importante coste para el sector. De hecho se calcula  que las agencias en España gastan una media de 2.060 € en preparar las propuestas a las empresas e instituciones que demandan sus servicios, cifra que aunque elevada, contrasta con la media de 6.000 € que invierten las agencias francesas. En cualquier caso, está claro que hay que ser consciente del coste de preparación de los proyectos y abogar por prácticas que regulen estos elevados costes y su consecuente desgaste. Las agencias que no cuenten en su estructura con distintos perfiles (diseñadores, creativos, organizadores, ejecutivos cuentas, recursos humanos, logística, escenógrafos…, etc.), se ven obligadas a externalizar parte el contenido, diseño de parte de las propuestas con las que concurren, con su consecuente reducción de márgenes y beneficios.
Tendencias y elementos en auge en los eventos
El mundo se vuelve 2.0. La web y las redes sociales son el elemento que más protagonismo ha ganado en los eventos y un componente ya natural; permite además un buen flujo de información y que el evento comience mucho antes, desde el momento en que la información circula. Esto hace posible que el asistente se implique más.
Protagonismo de los audiovisuales, gracias al impacto que generan y a la innovación que aportan, frente a los grandes montajes de escenografía. En ocasiones, el audiovisual es el elemento central del evento. Para Joan Códol (Focus) “se demandan aplicaciones audiovisuales: mapping adaptado para la convención, interactivos entre orador y pantallas, grafismos impactantes, etc., pero se huye de la opulencia del gran espectáculo”.
Como muestra del poder del audiovisual es la siguiente producción realizada por la agencia SCP para REPSOL en su Internal Company Event, en Madrid, IFEMA, en marzo de 2012, para 2.000 empleados.
Repsol
Fuente de la imagen: Best Event Awards en:http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popvideo.aspx?l=en&id=201307, consultado el 20/11/2012 y donde visionarse el vídeo.
El objetivo del evento era presentar el plan de negocio y la línea estratégica de la compañía, motivar a los empleados y dar una imagen de empresa sostenible.
Como eje argumental se eligió una escenografía que llevaba a cabo una analogía respecto a las situaciones de cambio. Partiendo de la base de que cada vez que nos levantamos algo ha cambiado. Si somos capaces de crear algo de la nada, por muy insignificante que sea, podrá ser un éxito. Repsol se enfrentaba a grandes cambios en el sector y en el mercado de las energías renovables, donde la tecnología y la transformación son una parte clave del progreso. Para dar esta idea, se instaló una única pantalla gigante donde iban sucediendo muchas cosas. Con sólo dar un paso a través de una puerta, los directores de Repsol eran transportados a otra dimensión, representando la cercanía del futuro al presente. Un paso hacia la innovación y un guiño al impulso que cada recurso debe dar para que las cosas suceda.
Como puede verse en el ejemplo y en el vídeo que referenciamos, el poder y el impacto del audiovisual es impactante, consiguiendo, gracias a un buen story board, y a través de la  tecnología, una magnífica predisposición en los recursos humanos convocados en esta reunión, al cambio y la evolución. Fantástico.
Tablets y streaming. Este tipo de tecnología ha entrado con fuerza en los eventos. Para un 33% de las agencias y un 22 % de las empresas, las tabletas se han introducido en los eventos con una rapidez inusual, quizás porque permiten la interactividad, y con ella una mejor comunicación. Las tablet han propiciado un gran desarrollo de aplicaciones y juegos para utilizarlos en eventos y sus distintos formatos. Por otra parte, las empresas demandan cada vez más la difusión del evento mediante streaming, por sí mismo o en combinación con live streaming (vídeo en directo) y herramientas 2.0.
 Redes
Imagen: Streaming, vídeo en directo en combinación con herramientas 2.0. Fuente: página Web empresa agitación.net, en http://agitacion.net/video-streaming-eventos consultada el 19/03/2012
Sorprender, impactar con actividades y experiencias únicas. Algo difícil pero que marca la diferencia, y en las reuniones, nuevos formatos.
El show da paso al business, la empresas demandan resultados en base a la inversión realizada. Según Raúl Hidalgo, ejecutivo de cuentas enTelefónica España, “se busca claramente un impacto en el negocio”.
La preocupación por la sostenibilidad se mantiene pero no acaba de despegar.

 

El interés por el decorado y por la gastronomía pierde fuelle en pro de nuevos formatos creativos e innovadores, como los que generan los audiovisuales o todo lo experiencial y, por supuesto, nuevos formatos en las reuniones.
Necesitamos vernos, eventos que faciliten la comunicación entre personas. Por ello, los eventos virtuales o los híbridos no acaban de funcionar.
Junto a esto, cobran auge y peso:
La gamificación o conjunto de técnicas  con origen en el mundo de los juegos y que sirven para potenciar aquel comportamiento que deseamos en una persona y que se posiciona como una de las técnicas a prosperar en los eventos en los próximos años. Porque cuando el ser humano se divierte, todo es más fácil…. ¿Opinan lo mismo?
Pongamos un ejemplo con la técnica LEGO A SERIOUS PLAYTM ..Aprendiendo en la empresa, un proceso que según sus creadores ha demostrado que jugando “podemos aprender y comprender mejor nuestro entorno laboral y personal, sus características, posibilidades  y potencialidades. Esta metodología se aplica a los eventos para desarrollar la creatividad, favorecer la actividad en grupo y para expresar conceptos, jugar para aprender, sin duda un interesante reto.
 Lego
 Imagen: construyendo un puente con Lego serious Play.
La lucha contra el stress se va a imponer. Una persona cansada y estresada no es buena receptora de mensajes, por lo que si queremos comunicar deberemos crear ambientes relajados, disminuir agendas y horarios, cuidar la salud de nuestros invitados. Es el momento zen, el momento del bienestar. No será extraño ver en los eventos zonas de no Wifi, de descanso, de ambiente relajado y de descompresión. Slow dating… parar… tomarse una pausa… ¿Qué experiencia podemos transmitirle a una persona estresada y muy, muy cansada? 

And the de winner is: las reuniones, estrella de los eventos en 2013-14

El siguiente cuadro no deja dudas: las reuniones acaparan los mayores presupuestos para las empresas y representarán el 87% de los eventos que realicen. El meeting triunfa, las empresas quieren networking, formación y motivación con formatos atractivos, y para ello las reuniones y convenciones son el mejor contenedor.
 Eventos 2013
Fuente: Eventos Magazine
Las convenciones ocupan el segundo lugar (56%), seguido de los lanzamientos de productos (50%), eventos de presentación a medios (40%) y, por supuesto, formatos promocionales  y de claro componente comercial, como podemos ver en el gráfico. Vender, vender, vender. Por ello, junto a los eventos de ‘toda la vida’ como reuniones y convenciones, crecen en su conjunto aquellos que ayudan a la venta (promociones, street marketing, road show…, etc.)
Es interesante destacar el decrecimiento de los eventos de incentivos y sobre todo de los congresos…. Puede ser que en este último caso el formato esté agotado, decía Steve Job, que para pensar hay que caminar. Hablaba de que el cerebro está en las piernas y por tanto la gente debe moverse, porque el movimiento propicia resultados, atención y creatividad, y en este sentido llegan formatos de formación. A modo de ejemplo, hay que ir acostumbrándose, porque estamos en la época de técnicas como Pechakucha, gamification, Lego Serius Play, Brain y formatos como Bar Camps, Event Camp (Event Camp Europe), unconferencing, open space, slow dating, por no hablar de los nuevos avances tecnológicos aplicados a eventos, tecnologías interactivas, apps imparables, tablets, tecnologías 3D, mapping, realidad aumentada, conectividad ilimitada, graffitis interactivos, realidad virtual, holografías, videojuegos aplicados y un largo etc. que demuestra que esta industria se mueve, y lo hace muy pero que muy rápido.
Repensar los eventos, más creatividad, nuevos formatos y mayor medición ROI
Creatividad y reconcebir el evento y los servicios que se contratan, proximidad y valor, elegir asistentes que garanticen buzz, como por ejemplo bloggers, o repensar qué necesito y a quién nos tenemos que acercar, mejorar la eficacia de los formatos y mejorar y garantizar la medición del retorno, son las claras tendencias que protagonizan el sector en 2013 y 2014.
Los precios seguirán bajando, pero los eventos siguen constituyendo un pilar estratégico e incluso a veces táctico de las organizaciones. Por ello, los profesionales debemos repensar y cambiar el chip. Hasta hace nada el sector hacía del evento algo ritual, había que celebrarlo, hacerlo, estaba en los planes de la empresa, pero ya no es así, porque un evento que no aporta valor, no se hace, no debe hacerse y, por tanto, hoy cada evento es cuestionado, lo que exige, reclama, mayor profesionalización y menos ganar de sacar tajada.
Y como postdata: mucha transparencia. El evento no sólo da imagen y valor, también comunica realidad, no lo olvidemos, es comunicación en vivo y en directo.

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Lista de referencias
–       Isaacson, W (2011). Steve Jobs: la biografía. Debate
–       Mottard, E y Muñoz, C. (2013). Estudio de Mercado 2013: del Show al Bussisnes.Eventos Magazine (45). P. 28-36
–       Best Events Awards (2012). Innovation and making things happen   recuperado el 20/11/2012 de http://www.besteventawards.com/beacom/contents/popeventibeaen.aspx?id=634787580143813750
–       LEGO SERIOUS PLAYTM (2013). Aprendiendo en la empresa recuperado el 15/03/2013 de http://www.catenaria.cl/km/images/Lego%20para%20la%20web.pdf
–       Agitación.net, en http://agitacion.net/video-streaming-eventos consultada el 19/03/2012

El Grupo Eventoplus nos presenta su Estudio de Mercado de Eventos 2013: del show al Business, un profundo análisis que r...

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Un congreso acertado en un momento muy importante para la industria de eventos

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Los días 23 y 24 mayo se celebrará en Madrid, en el Consejo superior de Investigaciones Científicas, promovido por el  Instituto Universitario de Protocolo de la UCJC, bajo el lema “La comunicación en vivo”, elPrimer Congreso Universitario en Comunicación, Protocolo y Eventos, un encuentro que aborda por primera vez desde la perspectiva de la universidad la situación, actualidad y proyección de la emergente industria de los eventos, una actividad de la que comienza a hablarse en España en la década de los 80 del siglo pasado, y que despega a partir de los grandes acontecimientos del año 92, La EXPO Universal celebrada en Sevilla y las Olimpiadas celebradas en Barcelona; tras ellos llegaron anualmente grandes acontecimientos, principalmente en el ámbito del deporte, el espectáculo musical y cultural, y en el ámbito de las relaciones internacionales. España había aprobado con nota su capacidad para organizar eventos de gran nivel y para trasladar el mensaje de un país que había salido de esa época oscura de aislamiento que supuso los interminables años de dictadura, y la prudencia de una transición que debía construir unos sólidos pilares que garantizaran el camino hacia la democracia.
Hasta entonces el mercado de eventos se movía en torno al turismo de reuniones, principalmente congresos y reuniones corporativas y a las ferias y exposiciones, suponiendo éstas un importante % en el PIB de nuestro país y un gran espaldarazo para la marca España. A partir del año 92 el mercado de eventos se comienza a profesionalizar, las agencias de comunicación, la irrupción con gran fuerza en el sector del marketing y la necesaria reinvención de la publicidad tradicional en los inicios del siglo XXI, unido a la nueva sociedad de la información y la irrupción de las tecnologías de comunicación, impulsan el fenómeno de la comunicación en vivo, el evento, el que hace posible la interrelación de las personas con sus empresas, instituciones y/o marcas, el que da visibilidad y se apoya además en las redes, en el espacio virtual para llegar a más público que el presente en un acto, el evento que se viraliza a través de la red para generar impactos que a principios de este siglo eran impensable……. es el despegar de la industria………
Y por qué cuento todo esto?
Porque creo que es de suma importancia promover desde la comunidad científica análisis, estudios y trabajos en torno a una industria que ya tiene disciplina en el ámbito universitario a través de estudios oficiales de grado y postgrado, tanto en España, como en la mayoría de los países que conforman la Unión Europea, y  en países de todos y cada uno de los continentes del mundo.
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Ya en el año 2008, Maarten Vanneste publicó el libro Meeting Architecture, a manifiesto que impresionó a muchos líderes del sector de evento y supuso un gran revulsivo reflexivo en la industria de reuniones constituyéndose un movimiento que tras varias reuniones internacionales y muchos debates publicó un white paper: the Meeting Architecture Manifesto (http://www.meetingarchitecture.com), que se presentó como la base de un movimiento que ha ido creciendo en los últimos años, con el objetivo de analizar y estudiar y evaluar la industria de las reuniones y el sector de eventos, y para ello integró a asociaciones y universidades y otros grupos de interés convencidos de la importancia de la educación universitaria y de la investigación como soporte de una de las industrias más importante del mundo. En poco tiempo se consensuó un Libro Blanco a través de un esfuerzo conjunto de casi 40 líderes de opinión de la industria en Europa y EE.UU. El movimiento insiste en la necesidad de apoyar la profesión a través de modelos conceptuales y casos prácticos y asegurar el desarrollo futuro de una disciplina, con un plan de estudios adecuado y que pueda ser implementado a través de la industria y de estudios universitarios.
Porque ya era hora de abordar con rigor temas sobre la organización y producción de eventos sin estar supeditados al tradicional ámbito del protocolo y que nos permitan dar un paso más en lo que hoy es esta floreciente industria.
Porque muchos profesionales estamos cansados de congresos, seminarios y jornadas donde el evento, las nuevas herramientas, los casos que merecen ser estudiados, las vanguardias, los nuevos formatos, etc., quedan fagocitados por un contenido en el programa que en opinión de muchos profesionales que nos dedicamos a organizar eventos, o a dirigir o participar en departamentos institucionales de protocolo y relaciones externas, consideramos que traslada que el protocolo es vetusto y anticuado y su ámbito de estudio se circunscribe al ámbito del ceremonial, dando poca cabida a otras disciplinas, y con ello, se está haciendo un tremendo daño a una profesión que ve limitada sus posibilidades por los lobbies que de alguna forma obstaculizan que se construya ciencia a partir de a la experiencia, la investigación y el rigor.

 

Porque por primera vez se aborda un congreso que relaciona directamente la industria de los eventos y reuniones con la comunicación, y donde se acomete conceptualmente la comunicación en vivo, y la diferida, y por ello, investigadores, profesionales del periodismo que de verdad conocen y prestigian el oficio, intelectuales, profesores universitarios, estudiantes y profesionales de la industria nos encontraremos durante dos días para hablar, debatir, escuchar y crecer, y por supuesto construir una red y grupo de discusión que permita avanzar en  la construcción de ciencia.
Por eso creo que este congreso es importante y además, porque lo temas que trata son de máxima actualidad y porque necesitamos formarnos en todo ello, intercambiar experiencias, casos prácticos, ideas y pensamientos y realizar unas conclusiones que nos ayuden a crecer.
En breves días estará habilitada la página Web del congreso. Mistras “sale al aire”, puede consultarse información al respecto en:  http://www.facebook.com/pages/I-Congreso-Universitario-de-Comunicaci%C3%B3n-Protocolo-y-Eventos/370830329697491?ref=hl
También puede solicitarse información en:info@congresocomunicacionyeventos.com

  Los días 23 y 24 mayo se celebrará en Madrid, en el Consejo superior de Investigaciones Científicas, promovido por el ...

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Cuando el alumno se convierte en profesor e innova.

Alumnos del Grado Profesional de Protocolo y Organización Eventos, preparando una clase
A lo largo de este curso académico y desde las aulas del Grado de Protocolo y Organización de Eventos de la Universidad Camilo José Cela, hemos ido realizando una serie de actividades de co-participación y co-creación en el desarrollo de las clases con los alumnos del Grado en su modalidad profesional, que nos han hecho  reflexionar sobre varias cuestiones que creemos que pueden enriquecer las metodologías docentes.
Creemos que  la universidad no puede estandarizar metodologías y programas sin tener en cuenta los perfiles de sus alumnos y las habilidades de comunicación de sus docentes. La excelencia universitaria y la filosofía del llamado “Plan Bolonia”, exige replantear la forma de enseñar, algo que es sabido por toda la comunidad académica, e introducir en las aulas y en las programaciones actividades que mejoren y democraticen el proceso y resultado de aprendizaje, y permitan un continuo feedback alumno-profesor-universidad, que optimice el aprendizaje y permita un constante intercambio de recursos educativos y de experiencias, es decir, co-creación, innovar con las personas que componen los grupos en las aulas, aunque ello conlleve, también es cierto, que el docente tenga que destinar un tiempo añadido (no siempre reconocido), a preparar este tipo de actividades donde los alumnos van a participar y a proponer su propio desarrollo e interactuar con el programa de la asignatura, cuyo cumplimiento siempre va a garantizar el profesor universitario.
Distintos perfiles, diferentes actividades
Es obvio que los perfiles de alumnos no son los mismos, y por tanto la conformación de grupos y su desarrollo de aprendizaje, se verá condicionado por el perfil de procedencia. Por ello es importante analizar dichos perfiles y no estandarizar los métodos de enseñar.
Los perfiles varían en función del centro del que provienen, de los estudios previos realizados, por supuesto del entorno social en el que se mueven, del entorno geográfico. También es determinante si la elección de los estudios universitarios es o no vocacional, y por supuesto si el grupo lo constituyen en su mayoría hombres o mujeres. La edad de los estudiantes, muy relacionada en casi todos los casos con el nivel de madurez de los mismos, determina la marcha y rendimiento de la clase. Un Grado que acoge a chicos y chicas entre 18 y 20 años en primer curso, no es igual que aquel que acoge a personas con una dilatada carrera profesional, relacionada con los contenidos del Grado que se imparte.  Cuando además estos profesionales desarrollan su actividad en altas instituciones del Estado, comunidades autónomas, ayuntamientos y diputaciones, confederaciones empresariales, grandes empresas de distintos sectores de actividad, organizaciones no gubernamentales e incluso empresas de comunicación y agencias de organización de eventos, creemos que en asignaturas prácticas y basadas en un porcentaje muy alto en la realidad profesional, es obligado dar participación docente a estos alumnos, de tal forma que todos los miembros que integran el aula se beneficien del conjunto de las experiencias, sin que por ello se hipoteque el contenido del programa académico. Veamos unos ejemplos.
Co-creación en las aulas: innovación basada en las personas.
Hace unos días y como responsable de la asignatura de Organización de Actos IV del Grado en Protocolo de la UCJC, la clase se impartió en el Congreso de los Diputados a cargo de las personas que compatibilizan su trabajo en el departamento de relaciones institucionales de esta alta institución del Estado, con su estudios de Grado. La actividad, que nada tiene que ver con una visita estándar a dicha institución, permitió ‘vivir’ de forma detallada en el escenario real, los recibimientos a jefes de Estado, recorridos que realizan, actos institucionales como el de la Apertura de la Legislatura, firma en el libro de Honor, comidas de alto nivel, o más reducidas pero con gran transcendencia en la vida institucional. Las alumnas, responsables de estos eventos, explicaron la base teórica y la realidad práctica, transmitiendo las sensaciones y temperatura escénica del evento y sus percepciones sobre la eficacia del mismo, incluso consiguieron que el propio maîtrede la institución nos explicara las dificultades organizativas de las importantes comidas entre mandatarios y representantes institucionales que se desarrollan en algunas salas del palacio. Es increíble la capacidad crítica y analítica que hace el alumno en su papel docente, y su gran generosidad para compartir y someterse a juicio.
Esta experiencia se realizó unos meses antes en el Senado, con iguales resultados, pero también las llevamos a cabo en clase, donde el alumno tiene la obligación de traer a las aulas casos concretos de eventos organizados por él, sistematizarlos y dotarlos de método para que formen parte del prácticum obligado, exponerlos y someterlos al análisis crítico de sus compañeros y del profesor, incluso simularlos. De esta forma el contenido temático se enriquece gracias a la co-participación en el mismo del alumno, permitiendo a su vez un proceso de creatividad grupal que enriquece el aprendizaje y sus resultados.
Comprobamos también la facilidad con la que el profesional, ávido de crecer, aprender y mejorar, se entrega a nuevas experiencias y se abre a herramientas que hasta el momento no formaban en la mayoría de los casos, parte de su universo cotidiano, como es el caso de algunas redes sociales, cuya utilidad en las aulas fomenta la socialización del grupo, la comunicación y el aprendizaje del mismo. Facebook y Twitter  constituyen una magnífica herramienta relacional, que facilita la conciencia de grupo,  y por ello propiciamos que nuestros alumnos constituyan grupos no públicos en Facebook o una cuenta de Twitter (como sucede en el Grado Profesional que protagoniza este artículo), que ayude a una comunicación fluida y a mantener algo muy importante para la continuidad del proyecto, la relación entre los individuos que conforman el grupo y el docente con su universidad.
Las experiencias que estamos llevando a cabo nos demuestran también que cuando creamos estas proximidades, todos salimos ganando, alumnos, docentes y universidad, porque se crea una especie de pacto entre las partes que siempre da buenos resultados, y en los ejemplos que ponemos, resultados inmediatos que parten del doble compromiso de estos profesionales, el primero con los alumnos que cursan los estudios, facilitándoles prácticas en sus instituciones, organizaciones y empresas,  y el segundo con la universidad, contribuyendo al diálogo universidad-empresa y formando parte del grupo de alumnos-docentes que aportan valor y reputación a la institución.

  Alumnos del Grado Profesional de Protocolo y Organización Eventos, preparando una clase A lo largo de este curso acadé...

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El sector de eventos sobrevive a la crisis y obtiene mejores resultados que otras acciones de comunicación y marketing

Hace unos días dio a la luz el nuevo estudio de mercado 2012 realizado por el Club Eventoplus, y que con el título de “la búsqueda de la optimización” analiza las tendencias en el sector, la evolución de los presupuesto dedicados a eventos, las estrategias de las agencias organizadoras, los tipos de eventos y las expectativas de crecimiento. Los datos de este estudio proceden de 1.000 entrevistas con tres grupos de encuestados: empresas, agencias y proveedores.
A priori el estudio no augura buenos datos para el sector de eventos que tampoco queda inmune a la crisis económica  y al que predice una caída en los presupuesto de un 9,8% en 2012.  Otros de los datos que nos aporta el estudio es que un 29% de las empresas bajará su presupuesto destinado a eventos más del 20%, y un 37% se mueve entre una horquilla de bajada entre el 0% y un 20%, descensos similares a los experimentados en el año 2011.
Este descenso, si bien importante, ha resistido mejor que el mercado publicitario (que ha bajado un 37,5% en cinco años según el Índice i2p, de Inversión Publicitaria), e incluso que otras acciones tradicionales de marketing, lo que refuerza la tesis de la importancia del evento en los planes de inversión de las empresas. Esta afirmación se ve refrendada por este estudio cuando se indica que aunque la mayor parte de empresas ven recortes en el presupuesto, la mayor parte de agencias esperan que el nivel de negocio aumente este año.
Es probable que la crisis por fin haya sido el acicate necesario para que las agencias de organización de eventos pusieran algo de mesura, realismo y prudencia a los presupuestos de los eventos, que con demasiado frecuencia iban muy inflados, con comisiones elevadas y con un precio final más que cuestionable. La  crisis ha hecho que las agencias desarrollen bajo nuevos formatos de eventos una gran creatividad y productos asequibles de vender.
Un nuevo planteamiento creativo
Otro interesante aspecto del estudio se refiere a la creatividad, las empresas empiezan a buscar una creatividad que tienen más que ver con el contenido del evento que con su estética visual y puesta en escena. Creatividad en el planteamiento, en el alma del evento, algo que siempre hemos defendido desde protocolo porque de nada sirven espectaculares producciones y fuegos de artificio si el evento no tienen un planteamiento y contenido adecuado.
La importancia de los eventos
El estudio del Club Eventoplus refleja también el peso actual de los eventos. Según los datos que aporta, “los eventos como herramienta de comunicación y de marketing están muy presentes en el día a día de las empresas: un significativo 15% afirma que suponen más del 50% de su presupuesto de comunicación. De hecho, un 5%, porcentaje pequeño pero reseñable, aumentará su presupuesto de eventos en 2012”.
Los datos económicos que refleja el estudio son, en mi opinión, esperanzadores porque si el 22,5 % de los presupuesto de marketing se destinan de forma estable a eventos, significa que los eventos son muy importantes para las empresas y por tanto se garantiza la continuidad y despegue de nuestro sector que sobrevive por encima de otras acciones de comunicación y publicidad.
Tipo de eventos para 202 y 2013
El estudio de Eventoplus refleja que la mayor parte de los eventos que se celebran en España son externos, “de media, las empresas afirman dedicar menos del 20% de sus presupuestos a los eventos internos” y el porcentaje mayoritario del presupuesto de eventos se dedica a los promocionales y de ventas, en detrimento de eventos de motivación y formación, algo que indudablemente tienen que ver con la crisis económica que padecemos.
Según las agencias, los eventos que experimentaran un mayor crecimiento en este año serán aquellos que estimulen las ventas, tales como eventos promocionales, street marketing… es decir, eventos que ayuden a vender, seguidos de los eventos de formación del producto y en tercer lugar los eventos de incentivos.
Fuente: Club Eventoplus
Nuevos formatos de eventos
El estudio refleja a su vez que el 70% de las empresas buscan aumentar la eficacia de sus eventos con nuevos formatos y soluciones estratégicas. Eventos que comuniquen y en los que la innovación viene de la mano de las estrategias virales y experiencia en las redes sociales, además de objetivos clásicos, comunicar con claridad. Junto a esto las empresas buscan optimizar costes y asegurar que el evento va a obtener los resultados precisos, de ahí que cobre gran importancia la medición del ROI (retorno de objetivos por inversión).
Las tendencias
El estudio, como vemos en el siguiente gráfico, muestra cómo el factor humanos plasmado en la hospitalidad tienen una importancia inexcusable para las empresas, tras comunicar de forma clara es lo que más valoran y ello incide en lo que venimos diciendo sobre el factor humanizador que aporta el protocolo a los eventos, su capacidad para interrelacionar personas y crear valor.
Fuente: Club Eventoplus
Finalmente indicar que según el estudio, en el año 2012 los eventos que más crecerán serán los promocionales o de venta, las acciones en la calle y los eventos de formación y se demandarán eventos más pequeños, más cortos, menos espectaculares, más interactivos y que combinen ocio con trabajo.
El peso de Internet
Internet se ha convertido en un colchón que salvaguarda una importante parte de los eventos gracias a su posibilidad de retransmisión en vivo que permite ahorra costes y traslados. Las retransmisiones virtuales, la comunicación online muy vinculada a las redes sociales encabezan las tendencias. Según e estudio,“sus posibilidades son infinitas tanto a nivel de preevento como en el evento y en el postevento; no solo permiten crear ‘comunidades’ sino prolongar los objetivos del evento en el tiempo, multiplicar la audiencia y una eficaz vía de medición del impacto. El ‘buzz’ se ha convertido en la palabra de moda y el know-how en Internet se convierte en una nueva clave del éxito”.
Nos esperan tiempos de ajustes, eso lo sabemos todos, pero es gratificante pensar que pese a todo, a la crisis, la escasez y la incertidumbre, hay razones para el optimismo en nuestro sector: eventos más cortos, pero de mayor eficacia, menos espectacularidad pero más tecnologías, creatividad y formatos efectivos… es decir, trabajo, trabajo y más trabajo, y en los tiempos que corren, estarán conmigo que son muy buenas y esperanzadoras noticias. 

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Bienvenidos a este blog

Este blog nace con la voluntad de aportar un granito de arena más a la digna, seria y apasionante profesión de la organización integral de eventos, y comentar y analizar la actualidad profesional.
Este blog pretende también identificar y estudiar recursos educativos para todas aquellas personas que nos dedicamos a la docencia del protocolo, la producción y organización de eventos, y reflexionar sobre qué enseñamos, cómo enseñamos, perfiles y necesidades.
La aprobación de los estudios oficiales de Grado en Protocolo y Eventos y del Máster Oficial en Dirección de Protocolo (UCJC), en las modalidades presencial y semipresencial y a distancia , abre nuevas posibilidades y perspectivas de futuro a los alumnos que han optado por

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