En la imagen podemos observar la gestión del espacio y y distancias de seguridad en el Homenage a las víctimas de la COVID’19 en Galicia

Despues de muchos meses esperando, por fin sale a la luz el documento  sobre «Medidas para la reducción del contagio por el coronavirus SARS-CoV-2» para el sector MICE.  Este documento oficial ha sido elaborado por el Grupo de trabajo impulsado por el ICTE (Instituto de Calidad Turística) en colaboración con AFE, APCE, FORO MICE, CEAV, Spain Convention Bureaux, Comunidades Autónomas, FEMP y organizaciones y empresas del sector, y consensuado con la Asociación Española de Servicios de Prevención Laboral (AESPLA), PRLInnovación, y con los sindicatos CCOO y UGT.

El documento que ya se utiliza como norma UNE (Especificación UNE 0066-19:2020 sobre ‘Turismo MICE: diseño, ejecución y gestión de reuniones, incentivos, conferencias, congresos, eventos y ferias comerciales), aporta pocas cuestiones que ya no supiéramos, pero que deberá seguirse al pie de la letra por los organizadores de eventos.

Los organizadores seremos los responsables de «definir, implantar y ejecutar todas las medidas necesarias, así como hacerlas cumplir entre todos lo proveedores que intervengan en la celebración del evento».

Esperemos que estas medidas, demasiado generalistas en algunos casos, sirvan para darle un buen impulso a la recuperación de nuestro sector.

En síntesis, este documento señala, con carácter general, las medidas de limpieza y desinfección de las instalaciones y espacios, las medidas de de higiene personal, el distanciamiento físico entre personas y la reducción de aforos, y de forma específica las medidas a implementar en la información, comunicación y formación sobre las mismas en todas las fases de organización y ejecución del evento.

Responsabilidad de los organizadores

En resumen, el documento que puedes descargar en este enlace, establece los siguientes directrices, procedimientos y medidas a aplicar por los organizadores:

• La definición, centralización, seguimiento y supervisión de los protocolos de seguridad y salud, (por ejemplo, control de acceso y aforos, mantenimiento de distancia de seguridad, adecuación de los planes de limpieza y desinfección, control de la calidad ambiental.
• La implantación y seguimiento de las recomendaciones de las autoridades sanitarias.
• La coordinación y comunicación con las autoridades, instituciones, servicios sanitarios y de emergencias.
• La habilitación y gestión del operativo de las unidades especialistas sanitarias y gestión de casos con sintomatología compatible con la COVID-19.
• La información y comunicación sobre las medidas preventivas e higiénico-sanitarias implantadas y de obligado cumplimiento.
• La coordinación efectiva con las diferentes empresas proveedoras de servicio subcontratadas que participan en las actividades como parte de la cadena de valor (diseño y producción gráfica, escenografía, arquitectura efímera, servicios audiovisuales, personal de atención y auxiliar, empresas de montaje, catering, servicios de interpretación, etc.).
• La revisión y mejora continua de los procedimientos implantados.
• Contar con un Comité de seguridad y salud/gestión, o, en su defecto, con un comité para la gestión del riesgo que debe contar con la representación legal de los trabajadores; la gestión y funciones de este comité se debe ajustar en todo momento a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL).
• Establecer un Plan de Contingencia

Medidas concretas

Cálculo de la distancia de seguridad del espacio Tarraco Arena para una convención de 600 personas

El documento establece a su vez las medidas en relación a los recursos materiales, la planificación del trabajo de los recursos humanos y medidas de protección para el personal y medidas informativas en el diseño y ejecución de actividades

Es necesario tener en cuenta en el diseño del evento/actividad, lo siguiente:

• Espacios, aforos (por ejemplo, considerando la posibilidad de realizar las actividades al aire libre si fuera posible).
• Necesidades del montaje (por ejemplo, considerando instalaciones temporales para anexos sanitarios u otros servicios).
• Servicios que pueden ofrecerse.
• Selección de empresas proveedoras, para las que deben considerarse sus protocolos de prevención y medidas higiénico-sanitarias.
• Medidas informativas.
• Inclusión de compromisos y responsabilidades en los contratos en cuanto al cumplimiento de las medidas establecidas en el plan de contingencia.

Durante el evento, la organización debe:

• Realizar la gestión de accesos y el tráfico de personas
• Fomentar las gestiones y pagos online y la sustitución, siempre que sea posible, de los procesos manuales por otros
• Gestionar las colas (por ejemplo, a través de marcadores de suelo o catenarias/cintas separadoras), respetando la distancia de seguridad.
• Informar previamente al participante.
• Habilitar puntos con solución desinfectante en los
• Habilitar la zona de trabajo para el registro, inscripción o secretaría técnica de tal forma que se asegure la distancia de seguridad entre el
• Evitar el material impreso, promoviendo el uso de información digital (por ejemplo, a través de códigos de respuesta rápida, QR).
• Supervisar el cumplimiento de los protocolos de higiene y mantenimiento de la distancia de seguridad.
• Limpiar y desinfectar los mostradores diariamente y tan frecuentemente como sea posible, considerando la afluencia de

Junto a esto, el documento indica de forma pormenorizada los mecanismos para la gestión de aforos, para los montajes y desmontajes que deberán realizarse sin participantes, la gestión de comunicaciones, ponencias y presentaciones, los servicios de traducción simultánea, la adecuación de los espacios y la implementación de mamparas y mobiliario de mayor tamaño, la gestión del guardarropa, utilización de los aseos, de los espacios de aparcamiento y las normas a aplicar en los transportes.

El documento concluye sus recomendaciones con la gestión de residuos y el plan de limpieza y desinfección, la utilización de mascarillas, EPIs y otras medidas preventivas.

Esperemos como indiqué al principio que estas medidas y recomendaciones sanitarias para el sector MICE, nos ayude a reactivar nuestra industria.

Manual de recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post-covid-19 en España

Por otra parte, la Asociación de Empresas de Organización Profesional de Congresos de Madrid y Centro (OPC Madrid),  ha presentado un Manual de Recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post COVID-19 en Madrid (España), donde se tratan aspectos muy prácticos en cuanto a la consecuente adecuación de sedes, control de aforos, medidas higiénicas, desinfectantes y sanitarias, atención al público, audiovisuales, personal, catering, transporte, material etc…. con el fin de ayudar a todas las distintas empresas implicadas en la Planificación y Organización de un evento, poniendo de manifiesto la máxima efectividad en el desarrollo operativo dentro del sector MICE.

Manual de recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post-covid-19 en España

“Safe Tourism Certified”, un sello para 21 subsectores turísticos españoles

El sello Safe Tourism Certified es una marca de garantía y certificación de implantación de las Especificaciones Técnicas UNE desarrolladas a partir de las guías elaboradas de prevención de contagio frente al SARS-CoV-2 coordinadas por el ICTE. Pueden optar a él todas las empresas, organizaciones y recursos turísticos de España.

Este sello fue aprobado por la Junta Directiva del Instituto para la Calidad Turística Española (ICTE) y podrtán optar a tenerlo, empresas, organizaciones y recursos turísticos como “marca de garantía y certificación de implantación del sistema de prevención de riesgos para la salud frente al Covid-19”, siempre y cuando una auditoría compruebe que las medidas de protección son las correctas.