Es necesario medir bien la capacidad de un espacio para un evento

Estos días hemos estado buscando espacios en Madrid para realizar una celebración a la que asistirán unas 45 personas y nos hemos llevado una desagradable sorpresa, la de la comercialización de espacios que exprimen los metros cuadrados a niveles insospechados, porque alquilar un espacio para realizar un evento privado para pocas personas no es tarea fácil, en la mayoría de los casos tendrás que compartirlo con personas ajenas a tu evento, salvo que lo alquiles en exclusividad, lo que supondrá un importante gasto económico que a buen seguro repercutirá en el evento en sí.

En teoría y según los profesionales de organización de eventos, se necesita al menos 1m² por persona para una celebración dónde se servirá un cóctel, 1m² para que no tengas que estar apretujado y los invitados puedan moverse con cierta libertad, si además en dicho evento está previsto que la gente baile, es necesario sumarle otro metro cuadrado por persona, pero en este caso, calculando dicho m² por 1/3 de los invitados, ya que no todos estarán bailando al mismo tiempo. Pero claro, dentro de ese metro cuadrado no se incluyen las necesarias servidumbres, el espacio para que circulen los camareros, el mobiliario necesario y los elementos de escenografía que conlleve el evento, así como las vías de evacuación necesarias en todo acontecimiento. Pues bien, parece que muchos gestores de espacios no lo entienden y exprimen al máximo la cinta métrica para sacar el mayor dinero posible y arruinar tu evento. Desde terrazas de lo más chic de Madrid que te venden vistas exclusivas a precio inalcanzable y donde te meten 45 personas en apenas 25 metros cuadrados útiles, o espacios mixtos que combinan terraza con interior y donde se calcula que en unos 15 m² pueden circular 45 personas de forma cómoda y donde te alquilan un sofá de dos plazas al módico precio de entre 200 a 600 €, y por supuesto compartiendo el lugar con gente ajena al evento. De verdad que no doy crédito.

Siempre queda la opción de alquilar el espacio en exclusiva, que en función del lugar, puede costarte entre 20.000 y 150.000 € para locales de no más de 100 m2 y sumar a dicha cantidad los gastos de catering, Djs y de cualquier otra actividad que quieras realizar.

Los espacios en los Hoteles ¿la mejor alternativa?

Está claro que alquilar un espacio singular no está al alcance de cualquiera, si el evento lo promueve una empresa el gasto está contemplado en el presupuesto del mismo, pero si lo organiza una persona normal, y el número de invitados es pequeño, no queda otra opción que ir a un hotel donde el espacio va incluido en el gasto de catering, que normalmente es elevado.

La ventaja de esta opción es que no hay que pagar por el espacio, la desventaja es que debes renunciar a lo singular porque en la mayoría de los casos, sólo encontrarás salones fríos y sin personalidad, donde cualquier pretensión escenográfica te costará un pico y donde tendrás dificultades para contratar servicios de proveedores ajenos al hotel, pero es lo que hay, lo he podido comprobar en persona, visitando más de 25 espacios singulares de Madrid.

#AsíNo se gestionan los espacios para eventos

Desde aquí quiero denunciar la especulación del espacio por parte de muchos gestores de los mismos porque perjudica la visión de la industria de eventos y de todos los profesionales que día a día se dejan la piel para hacer de un evento una experiencia especial.

Si quieres profundizar en el cálculo de espacios para tu evento, puedes consultar el post que hace ya tiempo hice en mi blog en este enlace.