Generar emociones en nuestros público, clave de los eventos corporativos

La evolución de los eventos corporativos es una realidad imparable porque las empresas y las marcas buscan dirigirse a un público que tenga la necesidad de implicarse, sentir y relacionarse en situaciones en vivo, y para ello es necesario una organización 360 grados, un escenario organizado y unos agentes implicados que nos permitan conectar con el público al que se dirige el evento y general un vínculo emocional (EMOCIONAR Y SORPRENDER).

Precisamente vivir una experiencia única y una vivencia emocional es hoy en día el logro más ansiado en un evento corporativo porque a través de las experiencias y las emociones se consigue el deseado vínculo entre la marca/empresa y su público, creando una relación que permanecerá con posterioridad. Pero ojo, experiencia y emociones como una vez me indicó la Prof. Dra. Escanero, “es importante tener en cuenta que las emociones son algo que no se ve, que no se pesa, que no se mide, y que sin embargo los resultados de su uso pueden tener un alto precio”, y ciertamente trabajar con las emociones no es tarea fácil, requiere profesionales bien preparados y formados capaces de convertir un evento en un hecho inolvidable que estreche la relación y el compromiso con la marca.

Escenarios de futuro de los eventos corporativos

Experiencias y emociones constituyen la columna vertebral de los eventos corporativos, pero me gustaría en este artículo indicar de forma breve aquellos aspectos que considero que serán protagonistas del escenario futuro de los eventos corporativos y las claves para garantizar su éxito:

• Los eventos constituyen una gran herramienta de comunicación, pero para ello hay que determinar qué se quiere comunicar y qué mensajes se quieren trasladar.
• Detrás de un evento debe existir creatividad para desarrollar un buen eje argumental y para darle singularidad, mercar la diferencia y propiciar las ansaciadas experiencias que queremos que vivan nuestros invitados.
• Un evento debe estar pensado para que el protagonista sea el invitado. Eventos más democráticos, participativos y que tengan en cuenta los deseos de los asistentes, por lo que debe adaptarse los eventos a las necesidades y gustos de nuestros invitados. Hay que pensar siempre que un evento va dirigido a un público específico y debe acertarse con la elección del formato, en este sentido merece la pena destacar la importancia de nuevos formatos formativos para transmitir mensajes: show&tell; gamificación, grupos de discusión y formatos muy abiertos como campfire, o espacios chit out, y por supuesto las TEDx. Se busca más cercanía entre el ponente y el asistente.
• El éxito de un evento para vender se basa en la generación de experiencias memorables fruto de una planificación estratégica. Comunicar una experiencia es la mejor manera de conectar con el público al que se dirige el evento

En este vídeo podemos ver la sorpresa de clientes y empleados en un evento inesperado que ha obtenido el Premio Eventoplus 2016 al mejor evento celebración: Halcón Eventos-Juntos lo hacemos podible, Best Place to Work 2015.

• La producción es muy importante para dar forma a la creatividad y encajar todas las piezas que hacen posible el evento.

En este vídeo podemos ver la complejidad de la producción en el montaje de Management Forum Airbus Defence&Space realizado por Eventísimo

• La puesta en escena también transmite el mensaje, predispone al entendimiento y la complicidad, arropa al invitado y transmite sensaciones de vital importancia para que se produzca contacto y complicidad.
• Hay que elegir espacios atractivos y que encajen con la idea creativa del evento. Espacios que por sí mismos sean parte del objetivo de la comunicación del evento.
• Las piezas gráficas también comunican y lo hacen de la forma directa, mediante el impacto visual, facilitando la transmisión del mensaje y dando mayor identidad al mismo.
• La tecnología nos ayuda a trasladar nuestros mensajes y a reforzarlos. Hay una tendencia clara de un aumento de la presencia de los audiovisuales y su innovación, en detrimento de las escenografías tradicionales. Las tecnologías audiovisuales ayudan a una comunicación más impactante.
• La tendencia actual impone la elaboración de contenidos más cortos y más visuales en los eventos.
• Hay que buscar lenguajes que lleguen al gran público y que protagonicen el evento, como por ejemplo, la música como hilo conductor.
• La narrativa transmedia (transmedia storytelling) tendrá gran protagonismo en el futuro de los eventos, donde se utilizarán distintos medios y plataformas para contar un relato y generar mayor contenido.

Havana 7. Historias que cuentan. Historias que cuentan, un magnífico ejemplo de la importancia de los contenidos en el evento. Havana 7 encargó a Grupo Duende la creación de un proyecto de comunicación para la marca que aspirase a convertirse en un referente cultura. Así nació ‘Havana 7. Historias que cuentan’; un homenaje a los mejores periodistas y comunicadores de nuestro país que reivindica la conversación. Cada edición es temática se centra en una rama del periodismo como fotoperiodismo, periodismo de investigación, viñetismo, periodismo deportivo, corresponsales, periodismo de opinión, viajes, crítica musical o de cine… Por sus ediciones han pasado más de 60 periodistas de máxima notoriedad y prestigio. Además de vídeos y una campaña digital, sus eventos se desarrollan en un teatro y en formato cabaret con mesas.  Les acompaña una banda de jazz, documentos audiovisuales y una cena donde se pueden degustar los cócteles de Havana 7 inspirados en cada uno de los participantes. Javier Bauluz, Samuel Aranda, Pepa Fernández, Andrés Aberasturi, Juan Luis Cano, Gallego y Rey, José Angel de La Casa, Carlos Boyero, Enric Gonzalez, Paz Ivision, Paloma del Río, Henan Zin, Alberto Pozas, Marta Robles o Toni Garrido han subido al escenario. Un éxito de crítica y público sin precedentes con un ROI en medios muy grande que ha elevado a Havana 7 a referente cultural. Fuente: El Duende, Editorial en: http://www.duendemad.com/proyectos/360-havana

• El desarrollo de soluciones tecnológicas permiten implicar al público asistente de forma mucho más efectiva.A pps, conectividad temporal, soluciones interactivas, big data, social walls, realidad inmersiva, telepresencia (periscope), drones, traducción automática y microlocalización están en alza porque pps, conectividad temporal, soluciones interactivas, big data, social walls, realidad inmersiva, telepresencia (periscope), drones, traducción automática y microlocalización están en alza permiten en directo recibir el feed back de los mensajes que se están dando y poder cambiar el rumbo del evento si comprobamos que no han llegado bien y porque favorecen la interacción, clave para lograr mayor participación de los asistentes.
• Motivar al público al que nos dirigimos y para ello team building, y actividades participativas son magníficos aliados.
• La web y las redes sociales son el elemento que más protagonismo ha ganado y seguirá ganando en los eventos y un componente ya natural; permiten además un buen flujo de información y que el evento comience mucho antes, desde el momento en que la información circula. Esto hace posible que el asistente se implique más, porque sobre todo, el desarrollo de las redes sociales imponen la idea de participación. El evento se ha convertido en un generador de conocimiento y de contenido, mucho más allá del Día D (el directo). Redes sociales, medios de comunicación ayudan a ello porque garantizan la difusión y que se hable del evento. Ha llegado el momento de branded content. El evento en sí se utiliza para generar contenido que luego vivirá en internet, ‘qué pasará después’ cobra gran importancia para las empresas, lo que obliga también a grantizar una buena conectividad.
• Lo sano y saludable ha hecho mella en los eventos. Quitar el alcohol en las comidas, dejar más tiempo para dormir, introducir actividades físicas, moverse más, realizar menos reuniones parados y más cortas, son tendencias que han venido para quedarse y que adquieren un mayor protagonismo en los eventos.
• La gestión responsable en los eventos es una práctica obligada hoy en día. Existe una tendencia hacia eventos socialmente responsables particularmente de dos tipos: solidarios y ecológicos.

Ejemplo de evento responsable: Marco Comunicación–Creación del primer mosaico de vidrio solidario.

• La logística y la seguridad son piezas claves que no hay que descuidar.
• Las empresas demandarán resultados en base a la inversión realizada. En el nuevo escenario de la industria de eventos, las empresas se han acostumbrado a controlar sus presupuestos. Optimizar costes es obligado.
• El meeting design será uno de los protagonistas del futuro porque consiste en la capacidad de influir en el comportamiento de la gente durante el evento, de forma que se convierta más tarde en un impacto a largo plazo para la finalidad del organizador del evento.
• Los eventos corporativos dirigidos a la red de ventas triunfarán, por eso se llevarán los formatos de lanzamiento de productos, promocionales, show room, road show, pop-up, open day,  y todos aquellos que nos acerquen al cliente.
• Los eventos corporativos internos vuelven a florecer y adquieren una mayor dimensión porque no se trata sólo de vender, sino de motivar, conectar y conocer las respuestas. El interés del incentivo que es tendencia, es aquel que incentiva al empleado para que trabajen más y mejor antes y después del evento, lo de menos es el viaje.
• El evento corporativo se ha convertido en un generador de conocimiento y de contenido, mucho más allá del Día D.

En definitiva, en los eventos corporativos se buscará cada vez más sorprender, impactar con actividades y experiencias únicas y garantizar que el evento genere de conocimiento y de contenido antes, durante y tras su celebración.