VI Congreso Universitario de Comunicación y Eventos. Madrid, 15 y 16 de noviembre de 2018. Protocolo local

Con motivo del VI Congreso Universitario de Comunicación y Eventos que se celebra en Madrid los próximos días 15 y 16 de noviembre de 2018, bajo el lema el protocolo local y que reúne a gran parte de los responsables institucionales de un alto número de administraciones públicas, me gustaría plantear algunas reflexiones dirigida a estos profesionales, sobre qué pueden aportar las agencias de eventos en este tipo de actos institucionales para que dejen de ser consideradas cómo meros proveedores.

En los eventos institucionales es muy importante tener en cuenta las personalidades que van a acudir y la institución que organiza el evento, así como sus representantes, pero esto no significa que el evento tenga que carecer de creatividad y agilidad, con independencia del presupuesto con el que se cuente. La seriedad no está reñida con el dinamismo y el entretenimiento, porque un acto solemne y serio puede ser también entretenido, es cuestión de combinar distintos elementos que no resten ni un ápice de seriedad al evento a realizar.

Quizás debiera realizarse una reflexión sobre lo que verdaderamente es importante en este tipo de eventos, si suelen responder al objetivo marcado, a los mensajes que se desean transmitir, al protocolo a seguir, a una buena puesta en escena, o tener una visión integradora en el diseño del evento que conjugue objetivos e intereses, y ahí es donde las agencias profesionales de organización de eventos pueden convertirse en verdaderos aliados de los responsables institucionales encargados de realizar este tipo de actos.

Como ejemplo podemos ver el evento organizado por la Fundación Mujeres por África para la presentación del proyecto Phare Nador de la Fundación Mujeres por África en el norte de Marruecos, dedicado a generar, transmitir y compartir conocimiento entre las mujeres africanas. Soy consciente de que no es un evento propio del ámbito local, pero quizás nos sirva para ver como puede existir un buen equilibrio entre las demanadas institucionales y el resultado final del evento.

El evento se celebró en julio de 2018 en la sede de Endesa en Madrid, y en su organización participó una agencia organizadora de eventos: EDT que se encargó de la puesta en escena y la producción del evento, un centro formativo en organización de eventos, ISEMCO, que aportó un gran número de estudiantes en prácticas para colaborar en el complicado protocolo de este evento y por supuesto las promotoras.

Un evento de gran solemnidad presidido por S.M. La Reina Letizia, presidenta de honor de la Fundación, y al que asistieron importantes personalidades del estado, entre ellos la presidenta del Congreso, la vicepresidenta del Gobierno Expresidente del Gobierno, Presidente de Comunidad autónoma, y 6 ministros del entonces reciente estrenado ejecutivo, embajadores africanos, alcaldes, presidentes de diputaciones y personalidades del mundo empresarial.

La agencia EDT  diseño un espacio diferencial que, tal y como indican en su blog, seguía “la línea gráfica de colores cálidos que identifica a la fundación” y crearon “una atmósfera que diferenció la presentación del resto del espacio y que, además, contó con tres áreas funcionales diferenciadas”, una zona expositiva, la zona escenario y una zona con un gran photocall.

A fin de evitar tiempos muertos de espera dado el complejo protocolo de llegadas de autoridades, líneas de saludo y breve ‘networking’ de. Todas las principales autoridades, se diseñó una exposición de fotografía titulada ‘Luces de Nador’, donde los asistentes al evento pudieron disfrutar de numerosos retratos de las mujeres de la ciudad de Nador hasta que el acto dio comienzo.

En la entrada EDT  dispuso un gran photocall y una tarima de prensa en el que las personalidades invitadas al evento posaron para los medios y que quedo disponible para cuantos asistentes quisieron inmortalizar el momento.

En la parte central, se ubicó el montaje principal protagonizado por un escenario de tarima circular con dos pantallas gigantes, donde Mónica Carrillo, presentadora del acto, fue dando paso a las representantes del proyecto.

Los discursos fueron muy breves y en distintos formatos (algo sobre lo que habría que reflexionar, ya que da mucho juego cambiar o combinar atril con otro tipo de escenografías), breves palabras desde el atril, para dar paso a una mesa redonda en la que Ana Botín, presidenta de Banco Santander, Bárbara Hendrix, miembro del Consejo Asesor de la fundación, y Roberto Fernández, presidente de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas, comentaron la necesidad de solucionar la situación que las mujeres viven en África día a día.

El evento estuvo dinamizado con varios vídeos y personas que narraban experiencias, actuación musical y testimonios, que dieron gran agilidad y ritmo a este evento cuya solemnidad no quitó un ápice de protagonismo a los objetivos de este, a las personalidades que asistieron y al público que participó y lo percibió de forma entrañable.

Una combinación perfecta de profesionales que entendieron muy bien qué objetivos había que conseguir.

El reto del protocolo local

El VI Congreso plantea la necesidad de «reivindicar el espacio protocolario local, así como definir el nuevo papel o rol de sus responsables ante la sociedad del siglo XXI», y no es para menos, sobre todo si nos fijamos en las cifras que conforman la estructura local en España: más de ocho mil ayuntamientos, cincuenta diputaciones y consejos insulares y cientos de entidades locales menores.

Considero todo un acierto del VI Congreso brindar la oportunidad a los expertos locales sobre los eventos que realizan, su protocolo, su comunicación, su imagen y proyección, y hacerlo desde un debate rico en ideas, en propuestas y en transferencia de conocimiento, porque si algo tengo clare, es que estamos ante el eslabón más debil en recursos para diseñar buenos eventos, pero más rico en capacidad, experiencia del día a día y mayor proximidad a los ciudadanos.

A todos estos profesionales del protocolo local les animo también a que se relaciones con las agencias de organización de eventos, porque entre todos, podemos enriquecer nuestros actos y, lo que es más importante, trabajar por la visibilidad de una profesión que todavía es entendida por muchos, como catering, fiestas y boatos.

Las agencias de eventos, más que proveedores

Desde la perspectiva profesional, considero que muchas instituciones deben empezar a ver a las empresas profesionales de eventos como algo más que meros proveedores de producción, catering o tecnologías, y confiar un poco más en lo que pueden aportar, sin que la excusa de que los mermados presupuestos impiden contratar a agencias de organización de eventos.

Considero que una de las principales áreas de posible cambio en los eventos institucionales, es el propio programa, las secuencias en sí, normalmente muy saturadas de discursos repetitivos y de larga duración, con un guión prefijado donde los protagonistas son las autoridades principales, poco propicias a acortar sus intervenciones, sin ser conscientes de que lo importante es el objetivo y conectar con los públicos a los que se dirigen, a través de la palabra, pero también de elementos visuales, de la puesta en escena, de las tecnologías, o introduciendo actividades dinámicas y participativas que eviten que los asistentes estén mirando el reloj a cada momento.

Un evento es pura comunicación en vivo, y por tanto sólo tenemos una oportunidad para conectar con nuestros públicos, pero no lo podremos conseguir sin introducir un mayor dinamismo y posibilitar, en la medida de lo posible la implicación de los asistentes.

Protocolo, seguridad, solemnidad, seriedad, constituyen señas de identidad de los eventos institucionales, pero si a esto sumamos creatividad y gran calidad, el evento se convierte en una verdadera estrategia de comunicación que traerá muy buenos réditos a la institución que lo organice. Si además queremos que el evento sea cubierto por medios de comunicación, todavía es más importante un diseño ágil y dinámico, que aporte un valor añadido, generar contenidos antes, durante y tras el evento para garantizar interés por parte de los medios de comunicación.

Por qué contar con una agencia profesional de eventos

Por todo esto, considero que es importante contar con agencias profesionales de organización de eventos en los actos institucionales, porque aportan numerosas fortalezas, entre otras:

• Experiencia
• Visión integradora del evento y capacidad para diseñarlo de forma estratégica.
• Crean valor añadido, sin que ello suponga mayor presupuesto.
• Alianzas, las agencias de organización de eventos tiene importantes acuerdos con empresas proveedoras de tecnologías, catering, mobiliario, gestoras de espacios, etc. Estas alianzas permiten disminuir los presupuestos de estos servicios.
• Capacidad para analizar las necesidades del cliente e identificar sus fortalezas y debilidades, realizando propuestas creativas e imaginativas
• Presentan varias propuestas de evento en función del objetivo y tienen una gran capacidad y agilidad para realizar las modificaciones que el cliente institucional considere.
• Se ajustan al presupuesto prefijando, dando las mejores opciones para rentabilizarlo y que el evento no se vea perjudicado.
• Realizan el trabajo técnico de producción, aportando soluciones que dan valor añadido al evento.
• Cuenta con equipos de profesionales muy versátiles y multidisciplinares, lo que permite abordar todas las partes del evento para obtener buenos resultados.
• Saben diseñar eventos experienciales y acciones que garanticen la participación e interactuación del público, consiguiendo el deseado engagement.
• Consiguen maximizar todo lo posible el alcance del mensaje para que llegue al máximo público y son capaces de medir y cuantificar el mayor número de indicadores de rendimiento posible.
• Realizan el seguimiento del evento y la medición de resultados.

Y, sobre todo, aunque se piense lo contrario, abaratan presupuesto y dan garantías de calidad y de buen funcionamiento. Por ello sería bueno hablar de este tema en el VI Congreso y de algo de suma importancia, los contratos y licitaciones que hacen las administraciones públicas para la organización de eventos y que a veces están redactados por funcionarios que no conocen lo que significa organizar un evento, otras son poco transparentes, o con unas clausulas tan leoninas que no hacen viable concursar para conseguir el evento.

No quiero dejar de expresar mi reconocimiento a los promotores del VI Congreso por propiciar un tema de tantísimo interés, el protocolo local. Desde luego, no me pienso perder esta cita.