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Un congreso acertado en un momento muy importante para la industria de eventos

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Los días 23 y 24 mayo se celebrará en Madrid, en el Consejo superior de Investigaciones Científicas, promovido por el  Instituto Universitario de Protocolo de la UCJC, bajo el lema “La comunicación en vivo”, elPrimer Congreso Universitario en Comunicación, Protocolo y Eventos, un encuentro que aborda por primera vez desde la perspectiva de la universidad la situación, actualidad y proyección de la emergente industria de los eventos, una actividad de la que comienza a hablarse en España en la década de los 80 del siglo pasado, y que despega a partir de los grandes acontecimientos del año 92, La EXPO Universal celebrada en Sevilla y las Olimpiadas celebradas en Barcelona; tras ellos llegaron anualmente grandes acontecimientos, principalmente en el ámbito del deporte, el espectáculo musical y cultural, y en el ámbito de las relaciones internacionales. España había aprobado con nota su capacidad para organizar eventos de gran nivel y para trasladar el mensaje de un país que había salido de esa época oscura de aislamiento que supuso los interminables años de dictadura, y la prudencia de una transición que debía construir unos sólidos pilares que garantizaran el camino hacia la democracia.
Hasta entonces el mercado de eventos se movía en torno al turismo de reuniones, principalmente congresos y reuniones corporativas y a las ferias y exposiciones, suponiendo éstas un importante % en el PIB de nuestro país y un gran espaldarazo para la marca España. A partir del año 92 el mercado de eventos se comienza a profesionalizar, las agencias de comunicación, la irrupción con gran fuerza en el sector del marketing y la necesaria reinvención de la publicidad tradicional en los inicios del siglo XXI, unido a la nueva sociedad de la información y la irrupción de las tecnologías de comunicación, impulsan el fenómeno de la comunicación en vivo, el evento, el que hace posible la interrelación de las personas con sus empresas, instituciones y/o marcas, el que da visibilidad y se apoya además en las redes, en el espacio virtual para llegar a más público que el presente en un acto, el evento que se viraliza a través de la red para generar impactos que a principios de este siglo eran impensable……. es el despegar de la industria………
Y por qué cuento todo esto?
Porque creo que es de suma importancia promover desde la comunidad científica análisis, estudios y trabajos en torno a una industria que ya tiene disciplina en el ámbito universitario a través de estudios oficiales de grado y postgrado, tanto en España, como en la mayoría de los países que conforman la Unión Europea, y  en países de todos y cada uno de los continentes del mundo.
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Ya en el año 2008, Maarten Vanneste publicó el libro Meeting Architecture, a manifiesto que impresionó a muchos líderes del sector de evento y supuso un gran revulsivo reflexivo en la industria de reuniones constituyéndose un movimiento que tras varias reuniones internacionales y muchos debates publicó un white paper: the Meeting Architecture Manifesto (http://www.meetingarchitecture.com), que se presentó como la base de un movimiento que ha ido creciendo en los últimos años, con el objetivo de analizar y estudiar y evaluar la industria de las reuniones y el sector de eventos, y para ello integró a asociaciones y universidades y otros grupos de interés convencidos de la importancia de la educación universitaria y de la investigación como soporte de una de las industrias más importante del mundo. En poco tiempo se consensuó un Libro Blanco a través de un esfuerzo conjunto de casi 40 líderes de opinión de la industria en Europa y EE.UU. El movimiento insiste en la necesidad de apoyar la profesión a través de modelos conceptuales y casos prácticos y asegurar el desarrollo futuro de una disciplina, con un plan de estudios adecuado y que pueda ser implementado a través de la industria y de estudios universitarios.
Porque ya era hora de abordar con rigor temas sobre la organización y producción de eventos sin estar supeditados al tradicional ámbito del protocolo y que nos permitan dar un paso más en lo que hoy es esta floreciente industria.
Porque muchos profesionales estamos cansados de congresos, seminarios y jornadas donde el evento, las nuevas herramientas, los casos que merecen ser estudiados, las vanguardias, los nuevos formatos, etc., quedan fagocitados por un contenido en el programa que en opinión de muchos profesionales que nos dedicamos a organizar eventos, o a dirigir o participar en departamentos institucionales de protocolo y relaciones externas, consideramos que traslada que el protocolo es vetusto y anticuado y su ámbito de estudio se circunscribe al ámbito del ceremonial, dando poca cabida a otras disciplinas, y con ello, se está haciendo un tremendo daño a una profesión que ve limitada sus posibilidades por los lobbies que de alguna forma obstaculizan que se construya ciencia a partir de a la experiencia, la investigación y el rigor.

 

Porque por primera vez se aborda un congreso que relaciona directamente la industria de los eventos y reuniones con la comunicación, y donde se acomete conceptualmente la comunicación en vivo, y la diferida, y por ello, investigadores, profesionales del periodismo que de verdad conocen y prestigian el oficio, intelectuales, profesores universitarios, estudiantes y profesionales de la industria nos encontraremos durante dos días para hablar, debatir, escuchar y crecer, y por supuesto construir una red y grupo de discusión que permita avanzar en  la construcción de ciencia.
Por eso creo que este congreso es importante y además, porque lo temas que trata son de máxima actualidad y porque necesitamos formarnos en todo ello, intercambiar experiencias, casos prácticos, ideas y pensamientos y realizar unas conclusiones que nos ayuden a crecer.
En breves días estará habilitada la página Web del congreso. Mistras «sale al aire», puede consultarse información al respecto en:  http://www.facebook.com/pages/I-Congreso-Universitario-de-Comunicaci%C3%B3n-Protocolo-y-Eventos/370830329697491?ref=hl
También puede solicitarse información en:info@congresocomunicacionyeventos.com

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Cuando el alumno se convierte en profesor e innova.

Alumnos del Grado Profesional de Protocolo y Organización Eventos, preparando una clase
A lo largo de este curso académico y desde las aulas del Grado de Protocolo y Organización de Eventos de la Universidad Camilo José Cela, hemos ido realizando una serie de actividades de co-participación y co-creación en el desarrollo de las clases con los alumnos del Grado en su modalidad profesional, que nos han hecho  reflexionar sobre varias cuestiones que creemos que pueden enriquecer las metodologías docentes.
Creemos que  la universidad no puede estandarizar metodologías y programas sin tener en cuenta los perfiles de sus alumnos y las habilidades de comunicación de sus docentes. La excelencia universitaria y la filosofía del llamado “Plan Bolonia”, exige replantear la forma de enseñar, algo que es sabido por toda la comunidad académica, e introducir en las aulas y en las programaciones actividades que mejoren y democraticen el proceso y resultado de aprendizaje, y permitan un continuo feedback alumno-profesor-universidad, que optimice el aprendizaje y permita un constante intercambio de recursos educativos y de experiencias, es decir, co-creación, innovar con las personas que componen los grupos en las aulas, aunque ello conlleve, también es cierto, que el docente tenga que destinar un tiempo añadido (no siempre reconocido), a preparar este tipo de actividades donde los alumnos van a participar y a proponer su propio desarrollo e interactuar con el programa de la asignatura, cuyo cumplimiento siempre va a garantizar el profesor universitario.
Distintos perfiles, diferentes actividades
Es obvio que los perfiles de alumnos no son los mismos, y por tanto la conformación de grupos y su desarrollo de aprendizaje, se verá condicionado por el perfil de procedencia. Por ello es importante analizar dichos perfiles y no estandarizar los métodos de enseñar.
Los perfiles varían en función del centro del que provienen, de los estudios previos realizados, por supuesto del entorno social en el que se mueven, del entorno geográfico. También es determinante si la elección de los estudios universitarios es o no vocacional, y por supuesto si el grupo lo constituyen en su mayoría hombres o mujeres. La edad de los estudiantes, muy relacionada en casi todos los casos con el nivel de madurez de los mismos, determina la marcha y rendimiento de la clase. Un Grado que acoge a chicos y chicas entre 18 y 20 años en primer curso, no es igual que aquel que acoge a personas con una dilatada carrera profesional, relacionada con los contenidos del Grado que se imparte.  Cuando además estos profesionales desarrollan su actividad en altas instituciones del Estado, comunidades autónomas, ayuntamientos y diputaciones, confederaciones empresariales, grandes empresas de distintos sectores de actividad, organizaciones no gubernamentales e incluso empresas de comunicación y agencias de organización de eventos, creemos que en asignaturas prácticas y basadas en un porcentaje muy alto en la realidad profesional, es obligado dar participación docente a estos alumnos, de tal forma que todos los miembros que integran el aula se beneficien del conjunto de las experiencias, sin que por ello se hipoteque el contenido del programa académico. Veamos unos ejemplos.
Co-creación en las aulas: innovación basada en las personas.
Hace unos días y como responsable de la asignatura de Organización de Actos IV del Grado en Protocolo de la UCJC, la clase se impartió en el Congreso de los Diputados a cargo de las personas que compatibilizan su trabajo en el departamento de relaciones institucionales de esta alta institución del Estado, con su estudios de Grado. La actividad, que nada tiene que ver con una visita estándar a dicha institución, permitió ‘vivir’ de forma detallada en el escenario real, los recibimientos a jefes de Estado, recorridos que realizan, actos institucionales como el de la Apertura de la Legislatura, firma en el libro de Honor, comidas de alto nivel, o más reducidas pero con gran transcendencia en la vida institucional. Las alumnas, responsables de estos eventos, explicaron la base teórica y la realidad práctica, transmitiendo las sensaciones y temperatura escénica del evento y sus percepciones sobre la eficacia del mismo, incluso consiguieron que el propio maîtrede la institución nos explicara las dificultades organizativas de las importantes comidas entre mandatarios y representantes institucionales que se desarrollan en algunas salas del palacio. Es increíble la capacidad crítica y analítica que hace el alumno en su papel docente, y su gran generosidad para compartir y someterse a juicio.
Esta experiencia se realizó unos meses antes en el Senado, con iguales resultados, pero también las llevamos a cabo en clase, donde el alumno tiene la obligación de traer a las aulas casos concretos de eventos organizados por él, sistematizarlos y dotarlos de método para que formen parte del prácticum obligado, exponerlos y someterlos al análisis crítico de sus compañeros y del profesor, incluso simularlos. De esta forma el contenido temático se enriquece gracias a la co-participación en el mismo del alumno, permitiendo a su vez un proceso de creatividad grupal que enriquece el aprendizaje y sus resultados.
Comprobamos también la facilidad con la que el profesional, ávido de crecer, aprender y mejorar, se entrega a nuevas experiencias y se abre a herramientas que hasta el momento no formaban en la mayoría de los casos, parte de su universo cotidiano, como es el caso de algunas redes sociales, cuya utilidad en las aulas fomenta la socialización del grupo, la comunicación y el aprendizaje del mismo. Facebook y Twitter  constituyen una magnífica herramienta relacional, que facilita la conciencia de grupo,  y por ello propiciamos que nuestros alumnos constituyan grupos no públicos en Facebook o una cuenta de Twitter (como sucede en el Grado Profesional que protagoniza este artículo), que ayude a una comunicación fluida y a mantener algo muy importante para la continuidad del proyecto, la relación entre los individuos que conforman el grupo y el docente con su universidad.
Las experiencias que estamos llevando a cabo nos demuestran también que cuando creamos estas proximidades, todos salimos ganando, alumnos, docentes y universidad, porque se crea una especie de pacto entre las partes que siempre da buenos resultados, y en los ejemplos que ponemos, resultados inmediatos que parten del doble compromiso de estos profesionales, el primero con los alumnos que cursan los estudios, facilitándoles prácticas en sus instituciones, organizaciones y empresas,  y el segundo con la universidad, contribuyendo al diálogo universidad-empresa y formando parte del grupo de alumnos-docentes que aportan valor y reputación a la institución.

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El sector de eventos sobrevive a la crisis y obtiene mejores resultados que otras acciones de comunicación y marketing

Hace unos días dio a la luz el nuevo estudio de mercado 2012 realizado por el Club Eventoplus, y que con el título de “la búsqueda de la optimización” analiza las tendencias en el sector, la evolución de los presupuesto dedicados a eventos, las estrategias de las agencias organizadoras, los tipos de eventos y las expectativas de crecimiento. Los datos de este estudio proceden de 1.000 entrevistas con tres grupos de encuestados: empresas, agencias y proveedores.
A priori el estudio no augura buenos datos para el sector de eventos que tampoco queda inmune a la crisis económica  y al que predice una caída en los presupuesto de un 9,8% en 2012.  Otros de los datos que nos aporta el estudio es que un 29% de las empresas bajará su presupuesto destinado a eventos más del 20%, y un 37% se mueve entre una horquilla de bajada entre el 0% y un 20%, descensos similares a los experimentados en el año 2011.
Este descenso, si bien importante, ha resistido mejor que el mercado publicitario (que ha bajado un 37,5% en cinco años según el Índice i2p, de Inversión Publicitaria), e incluso que otras acciones tradicionales de marketing, lo que refuerza la tesis de la importancia del evento en los planes de inversión de las empresas. Esta afirmación se ve refrendada por este estudio cuando se indica que aunque la mayor parte de empresas ven recortes en el presupuesto, la mayor parte de agencias esperan que el nivel de negocio aumente este año.
Es probable que la crisis por fin haya sido el acicate necesario para que las agencias de organización de eventos pusieran algo de mesura, realismo y prudencia a los presupuestos de los eventos, que con demasiado frecuencia iban muy inflados, con comisiones elevadas y con un precio final más que cuestionable. La  crisis ha hecho que las agencias desarrollen bajo nuevos formatos de eventos una gran creatividad y productos asequibles de vender.
Un nuevo planteamiento creativo
Otro interesante aspecto del estudio se refiere a la creatividad, las empresas empiezan a buscar una creatividad que tienen más que ver con el contenido del evento que con su estética visual y puesta en escena. Creatividad en el planteamiento, en el alma del evento, algo que siempre hemos defendido desde protocolo porque de nada sirven espectaculares producciones y fuegos de artificio si el evento no tienen un planteamiento y contenido adecuado.
La importancia de los eventos
El estudio del Club Eventoplus refleja también el peso actual de los eventos. Según los datos que aporta, “los eventos como herramienta de comunicación y de marketing están muy presentes en el día a día de las empresas: un significativo 15% afirma que suponen más del 50% de su presupuesto de comunicación. De hecho, un 5%, porcentaje pequeño pero reseñable, aumentará su presupuesto de eventos en 2012”.
Los datos económicos que refleja el estudio son, en mi opinión, esperanzadores porque si el 22,5 % de los presupuesto de marketing se destinan de forma estable a eventos, significa que los eventos son muy importantes para las empresas y por tanto se garantiza la continuidad y despegue de nuestro sector que sobrevive por encima de otras acciones de comunicación y publicidad.
Tipo de eventos para 202 y 2013
El estudio de Eventoplus refleja que la mayor parte de los eventos que se celebran en España son externos, “de media, las empresas afirman dedicar menos del 20% de sus presupuestos a los eventos internos” y el porcentaje mayoritario del presupuesto de eventos se dedica a los promocionales y de ventas, en detrimento de eventos de motivación y formación, algo que indudablemente tienen que ver con la crisis económica que padecemos.
Según las agencias, los eventos que experimentaran un mayor crecimiento en este año serán aquellos que estimulen las ventas, tales como eventos promocionales, street marketing… es decir, eventos que ayuden a vender, seguidos de los eventos de formación del producto y en tercer lugar los eventos de incentivos.
Fuente: Club Eventoplus
Nuevos formatos de eventos
El estudio refleja a su vez que el 70% de las empresas buscan aumentar la eficacia de sus eventos con nuevos formatos y soluciones estratégicas. Eventos que comuniquen y en los que la innovación viene de la mano de las estrategias virales y experiencia en las redes sociales, además de objetivos clásicos, comunicar con claridad. Junto a esto las empresas buscan optimizar costes y asegurar que el evento va a obtener los resultados precisos, de ahí que cobre gran importancia la medición del ROI (retorno de objetivos por inversión).
Las tendencias
El estudio, como vemos en el siguiente gráfico, muestra cómo el factor humanos plasmado en la hospitalidad tienen una importancia inexcusable para las empresas, tras comunicar de forma clara es lo que más valoran y ello incide en lo que venimos diciendo sobre el factor humanizador que aporta el protocolo a los eventos, su capacidad para interrelacionar personas y crear valor.
Fuente: Club Eventoplus
Finalmente indicar que según el estudio, en el año 2012 los eventos que más crecerán serán los promocionales o de venta, las acciones en la calle y los eventos de formación y se demandarán eventos más pequeños, más cortos, menos espectaculares, más interactivos y que combinen ocio con trabajo.
El peso de Internet
Internet se ha convertido en un colchón que salvaguarda una importante parte de los eventos gracias a su posibilidad de retransmisión en vivo que permite ahorra costes y traslados. Las retransmisiones virtuales, la comunicación online muy vinculada a las redes sociales encabezan las tendencias. Según e estudio,“sus posibilidades son infinitas tanto a nivel de preevento como en el evento y en el postevento; no solo permiten crear ‘comunidades’ sino prolongar los objetivos del evento en el tiempo, multiplicar la audiencia y una eficaz vía de medición del impacto. El ‘buzz’ se ha convertido en la palabra de moda y el know-how en Internet se convierte en una nueva clave del éxito”.
Nos esperan tiempos de ajustes, eso lo sabemos todos, pero es gratificante pensar que pese a todo, a la crisis, la escasez y la incertidumbre, hay razones para el optimismo en nuestro sector: eventos más cortos, pero de mayor eficacia, menos espectacularidad pero más tecnologías, creatividad y formatos efectivos… es decir, trabajo, trabajo y más trabajo, y en los tiempos que corren, estarán conmigo que son muy buenas y esperanzadoras noticias. 

Hace unos días dio a la luz el nuevo estudio de mercado 2012 realizado por el Club Eventoplus, y que con el título de “l...

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Bienvenidos a este blog

Este blog nace con la voluntad de aportar un granito de arena más a la digna, seria y apasionante profesión de la organización integral de eventos, y comentar y analizar la actualidad profesional.
Este blog pretende también identificar y estudiar recursos educativos para todas aquellas personas que nos dedicamos a la docencia del protocolo, la producción y organización de eventos, y reflexionar sobre qué enseñamos, cómo enseñamos, perfiles y necesidades.

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